Curso Práctico de Contabilidad
Tema 3 - Contabilidad Informatizada
Apartados:
Gestión Contable Informatizada
Programas Contables existentes en el mercado
Funcionalidades que incluyen los programas de Contabilidad
Ventajas e inconvenientes de la Contabilidad Informatizada
Gestión Documental - Contabilidad sin papeles, aplicación
Aplicaciones ERP existentes en el mercado
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Introducción
Una empresa tiene la opción de utilizar un sistema de contabilidad manual, manteniendo sus registros financieros a mano en soporte papel. Este sistema se ha utilizado desde la creación de la técnica contable, hasta la llegada de los sistemas informáticos aplicados a la gestión de la empresa. Una empresa, actualmente, también tiene la opción de utilizar un sistema de contabilidad informatizado, manteniendo sus registros financieros con la ayuda de un sistema informático (Hardware) y un paquete de contabilidad (Software).
Gestión Contable manual
A continuación, se ofrece una relación de aspectos y de cómo las manejan los métodos de contabilidad manuales, donde podemos ver los inconvenientes o ventajas que presentan
Informes
En la contabilidad tradicional se necesita buscar información para generar la información fiscal desde fuentes diferentes. Después se ingresan las cifras en el lugar correcto del informe.
Los informes pueden costar mucho tiempo cuando se utilizan métodos de contabilidad manual, porque hay que extraer información de distintos libros de contabilidad y cada vez que se genera, hay que hacerlo desde cero.
Exactitud
Los programas de contabilidad pueden eliminar el error humano del proceso. La posibilidad de error humano es un inconveniente importante de los métodos contables tradicionales. Los errores pueden incluir ingresar cifras incorrectas, realizar cálculos incorrectos o colocar números en el lugar incorrecto.
Coste
Sobre el papel, la contabilidad tradicional es una opción más económica. Los libros diarios, mayores solo cuestan unos pocos euros en las papelerias, y un bolígrafo y una calculadora no arruinarán el presupuesto de una empresa.
Gestión Contable Informatizada
La actividad empresarial, así como su entorno, requiere una eficacia y eficiencia en sus procesos de gestión, para mantener la competitividad y detectar las mejoras, o los cambios para poder reaccionar y seguir alcanzando los objetivos de la empresa. Es por ello que los sistemas de gestión utilizados deben ser los más eficaces, lo que implica implantar la contabilidad informatizada.
Para realizar este tipo de funciones a la hora de emplear un programa de contabilidad informatizada, es posible optar por tres alternativas diferentes:
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emplear un software propio elaborado en base a las necesidades organizacionales,
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optar por un software de GESTIÓN CONTABLE INFORMATIZADA disponible en el mercado y realizar los ajustes necesarios para adaptarlo a las características propias de la organización.
De forma general, lo más habitual es emplear cualquiera de los programas de gestión contable informatizada disponibles en el mercado. Para nuestro entender en lo más cómodo y barato es buscar un software ya disponible en el mercado.
Al buscar un programa de contabilidad informatizada, se tiene que evaluar si se puede ser adaptada a tipo de negocio a ser utilizado, cumpliendo las necesidades de gestión contable financiera, analítica y presupuestaria (mediante la contabilidad informatizada), conciliación bancaria, control de amortizaciones y vencimientos, así como también permite una sencilla obtención de modelos IVA/IGIC, IRPF e Impuesto de Sociedades, y la presentación telemática de cuentas anuales.
Los programas de gestión contable informatizada o paquetes contables, denominados generalmente software contable, tiene como finalidad sistematizar, automatizar y simplificar las diferentes tareas propias de la gestión contable en la empresa.
Un software de Contabilidad Informatizada lleva a cabo el registro y procesamiento de las diferentes transacciones que se dan en el día a día de cualquier empresa o actividad productiva, como pueden ser la compras y las ventas, los cobros, los pagos, control de balances, etc. Para ello, el funcionamiento del software contable es muy sencillo, solamente es necesario introducir en el programa la información de cada partida, como se haría en un asiento contable habitual, el programa se encargar de realizar automáticamente los registros y cálculos necesarios.
Programas Contables existentes en el mercado
Ante la gran variedad de programas de contabilidad disponible actualmente en el mercado, es muy importante conocer cuáles son los mejores, o al menos los más adecuados según las características de cada organización. En primer lugar, podemos destacar Contaplus o a3 contabilidad, que son las alternativas más populares y relevantes en este ámbito profesional en todo el mundo.
Si bien es cierto que son programas que ofrecen una gran variedad de herramientas de gran utilidad para la gestión contable informatizada, hay que tener en cuenta que las licencias de uso tienes unos costes muy elevados, que no están al alcance de cualquier empresa. Para estos casos, la alternativa más recomendable sería el programa de contabilidad Contasol, que ofrece unas funcionalidades muy similares a los programas anteriores, pero con unos costes muy reducidos, que lo hacen más accesible.
Además de estos programas de contabilidad, a día de hoy es posible encontrar algunas alternativas gratuitas, que a pesar de contar con más limitaciones en cuanto a funcionalidades y herramientas disponibles, pueden ser de gran ayuda para autónomos y pequeñas empresas con una gestión contable muy simplificada, y que no necesitan pagar costosas licencias de uso para tener acceso a utilidades que no necesitan.
Algunos de los programas de contabilidad gratis más populares son Visionwin, Seniorconta, Selfconta, Contamoney, Ofipro o Contasimple.
También existe la posibilidad de escoger programas de contabilidad, de código abierto y gratuitos. Unos ejemplo son ADempiere, GnuCash, SQL Ledger.
Funcionalidades que incluyen los programas de Contabilidad
Los programas de Contabilidad además de la funcionalidad asociada al proceso contable suelen incorporar estas funcionalidades adicionales, para integrarse con otros procesos de las empresa, y que al final tienen un reflejo en la contabilidad, eliminando la duplicación de tareas, estas funcionalidades son:
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Integración de la contabilidad con el proceso de facturación, con módulos que nos permiten realizar la facturación de las ventas .
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Integración de la contabilidad con la gestión de las compras y ventas, así como el control de Stock. Cuando se agotan las existencias, se pueden generar los pedidos, según reglas definidas, con el fin de evitar la rotura de existencias de los diferentes artículos que se mantienen en el almacen.
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Integración bancaria, nos permiten incorporar los movimientos bancarios en la contabilidad.
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Confección de presupuestos y seguimiento del cumplimiento de los mismos.
Más adelante, se explica los sistemas ERC, que implican un soporte más amplio a los diferentes procesos que existen en cualquier empresa.
Ventajas e inconvenientes de la Contabilidad Informatizada
Primero vamos a ver las Ventajas
Ventajas
Velocidad y Precisión
El principal beneficio es la velocidad y la precisión. Los cálculos y la generación de los informes o búsqueda de la información, pueden ser realizados de forma casi instantanea, en comparación con la contabilidad manual, donde requiere el uso de procesos de suma manuales y muy repetitivos y con gran volumen de datos. Como consecuencia, se ahorra una cantidad considerable de tiempo, que puede ser invertido en el análisis financiero.
Realizar copias de seguridad Instalación y fácil de corrección de errores
Copia de seguridad de todos sus datos es más fácil. Se puede mantener una copia en papel de toda su contabilidad anual en forma de hojas impresas, junto con una copia de seguridad de software paralelo. Otra ventaja es la corrección fácil error, que puede ser difícil en la contabilidad manual.
Inconvenientes
El tiempo invertido en software de Formación de uso
Lo que podría considerarse una desventaja es la cantidad considerable de tiempo y dinero invertido en la formación del personal. Para las personas que utilizan para la contabilidad manual, se necesita tiempo para cambiar al uso del software, lo que puede retrasar el procesamiento de cuentas. Para una fuerza de trabajo inteligente no informáticos, contabilidad computarizada puede ser difícil. Sin embargo, es necesario invertir tiempo y dinero en la formación de una sola vez.
Los riesgos de seguridad que intervienen
Si no se toman precauciones, hay un riesgo de seguridad de la pérdida de datos debido a fallos de los dispositivos, ataques de piratería y de empleados que deseen llevarse información sensible. Por tanto, es esencial que se apliquen las políticas de seguridad adecuadas, cuando se utiliza el software de contabilidad.
Gestión Documental - Contabilidad sin papeles
Todas las empresas, ya sea una fabrica, un comercio o un prestador de servicios, generan y reciben un sinfín de albaranes, facturas y pedidos. Todos estos documentos deben pasar por el saturado departamento de Contabilidad.
Los departamentos contables, cuando el soporte que se utiliza es el papel, invierten mucho tiempo para recuperar los documentos impresos del armario archivador. Es posible que estime que sólo son necesarios unos dos minutos. Ahora bien, se habrá olvidado de los casos en que el documento está mal archivado o ya ni se encuentra en el departamento de Contabilidad porque, por ejemplo, ha sido trasladado al archivador de años anteriores. Podría regresar con el documento del archivador pasados diez minutos, siempre y cuando no pase por por otro departamento y surja tomarse un café, o no se entretenga charlando con un compañero que encuentre casualmente por el camino. En este caso, la operación de búsqueda puede durar tranquilamente 20 minutos o más. O tal vez otro empleado haya necesitado el mismo documento y esté encima de algún escritorio y aún no se haya archivado. Estos poco minutos multiplicados por todas las veces que se repite esta necesidad de consultar o conseguir el documento, implican una gran perdida de tiempo y de productividad.
Los actuales sistemas informáticos que dan soporte al proceso contable, en la mayoría ya llevan incorporados módulos de gestión documental, lo que se necesita es modificar los proceso de contabilidad en la empresa para obligar a su uso.
Las ventajas que aporta la incorporación de la gestión documental en el proceso contable son:
Gestión sencilla de los documentos: si en Contabilidad trabajan todavía con documentos impresos, cada vez que llega el correo, el encargado debe procesarlo manualmente. Para cada pedido se deberá abrir y etiquetar una nueva carpeta en la que archivar el pedido. Tan pronto como se reciba la factura correspondiente, el contable deberá buscar otra vez dicha carpeta y archivar también allí la factura. Si la factura ha sido autorizada, deberá adjuntar una copia del comprobante de pago, completar el proceso de pedido y enviar la carpeta al archivador. Con un sistema de gestión documental, todas estas tareas se realizan con pocos clics del ratón.
Ahorro en costes de material y almacenamiento: los archivadores, las carpetas, el papel y la tinta cuestan dinero, al igual que la sala de los archivadores y la calefacción, si la hay. Si los documentos impresos se digitalizan, se reduce parte de los costes de material y almacenamiento.
Acceso rápido a los documentos: un contable encuentra los documentos archivados electrónicamente en cuestión de segundos. Ya no debe ir a la sala de archivadores para buscar el documento correspondiente. Con una solución de gestión documental electrónica para toda la empresa, todos los empleados pueden acceder a los documentos necesarios desde su sitio y, por lo tanto, completar las tareas en mucho menos tiempo.
Búsqueda de datos optimizada: como los contables ya no necesitan recurrir a documentación impresa, pueden responder al momento muchas preguntas de clientes o proveedores sobre facturas o pedidos. Ahora, cuando reciba una llamada ya no debe interrumpir su trabajo, buscar los documentos del pedido en cuestión y responder la pregunta más tarde con otra llamada, sino que puede acceder al proceso de manera inmediata en el sistema de gestión documental y comunicar la información deseada con un par de clics.
Procesamiento de facturas más rápido: el tiempo invertido y el número de errores disminuyen drásticamente en el departamento de Contabilidad cuando se digitalizan las facturas y los pedidos que hasta ahora llegaban en papel. Así pues, por ejemplo, el proceso de escaneado en el puesto de trabajo y la recopilación de datos manual en sistemas de contabilidad financiera y de planificación de recursos empresariales (ERP) serán innecesarios. El posterior procesamiento de las facturas de forma digital puede desencadenar positivos efectos dominó en toda la empresa que aumenten la productividad y reduzcan los costes.
A pesar de todas estas ventajas, la oficina sin papel sigue siendo a menudo una utopía, según un estudio reciente.
Conforme a dicho estudio, un 69 % de las empresas imprimen incluso las facturas recibidas electrónicamente para poderlas procesar de forma impresa, en parte porque se sienten inseguras en cuanto a la implementación de los requisitos legales. De todos modos, el estudio también revela, que la digitalización de los procesos internos en muchos casos ya se encuentra en una fase muy avanzada: más de un tercio de las empresas ya prefieren las facturas electrónicas.
Sistemas ERP
La gestión clásica de información en una empresa poco moderna, suele aplicar un software diferente en cada departamento: finanzas, almacenes, recursos humanos, etc. Las inevitables consecuencias de dicha dispersión de datos y formatos dan lugar a una pérdida de tiempo e información de incalculable valor y a la larga es más costoso no adoptar un sistema integrado que seguir en la misma situación. Para dar respuesta a toda esta problemática surgen los ERP
Primero vamos a definir que es un un sistema contable y un ERP.
Sistema Contable
Como ya hemos citado anteriormente, este tipo de software está diseñado exclusivamente para controlar el aspecto financiero de un negocio. Temas como cuentas recibidas, cuentas por pagar, nómina y balances, se pueden administrar a través de la plataforma, incluso existen proveedores que incluyen módulos con otras actividades financieras como facturación, órdenes de compra, órdenes de pago, registro general, calendarios, gastos y pagos electrónicos.
ERP (Enterprise Resource Planning) (su traducción al español -> Planificación de Recursos Empresariales)
Los ERP están concebidos como programas que se adecuan a cada departamento de la empresa (finanzas, recursos humanos y almacenes). Combinan la funcionalidad de los distintos programas de gestión en uno solo, basándose en una única base de datos. Esto permite garantizar la integridad y disponibilidad inmediata de los datos a los que accede cada departamento.
Con un ERP, el departamento de ventas integraría el pedido en el sistema, verificándose automáticamente el crédito del cliente y la disponibilidad del material. Los departamentos de finanzas y almacenes accederían a los datos entrados sin necesidad de duplicar la información. El ahorro de recursos económicos, horas-hombre, materiales y sobre todo: tiempo, es realmente importante para la empresa, con lo que la relación costo-beneficio que conlleva adoptar este tipo de software y el impacto en la efectividad de la empresa, hace que su precio resulte realmente irrisorio.
Características de un ERP
Integración
La mayor diferencia entre estos dos sistemas es la capacidad que tienen los ERP’s de integrar las diferentes áreas de un negocio en una plataforma centralizada y de fácil acceso, además de ofrecer la posibilidad de automatizar diferentes procesos dentro de las operaciones diarias.
Por otro lado, los sistemas de gestión empresarial tienen la facultad de ser “personalizables”, es decir, pueden ajustarse a las necesidades específicas de una industria o negocio particular. En su mayoría, los módulos contables vienen en el paquete básico de instalación de cualquier ERP, dejando a los usuarios la capacidad de escoger de entre los demás recursos dependiendo de los requerimientos actuales o futuros.
Un sistema de ERP suele estár compuesto por módulos integrados o aplicaciones de negocio que se hablan entre sí y comparten una base de datos común. Cada módulo de ERP generalmente se enfoca en un área del negocio, pero todos trabajan juntos usando los mismos datos para cumplir con las necesidades de la empresa. Finanzas, contabilidad, recursos humanos, ventas, compras, logística, atención al cliente y cadena de suministro son puntos de partida populares. Las empresas pueden elegir el módulo que deseen y agregar y escalar según sea necesario.
Los módulos de ERP más usados incluyen:
Finanzas: el módulo de finanzas y contabilidad es la columna vertebral de la mayoría de los sistemas de ERP. Además de gestionar el libro mayor y automatizar las tareas financieras clave, ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar (AP) y por cobrar (AR), cerrar los libros de manera eficiente, generar informes financieros, cumplir con los estándares de reconocimiento de ingresos, mitigar el riesgo financiero, y más.
Gestión de recursos humanos: la mayoría de los sistemas de ERP incluyen un módulo de RR. HH. que brinda funcionalidades centrales como horas, asistencia y nómina. Add-ons, o incluso suites completas para gestión de capital humano (HCM), pueden conectarse al ERP y ofrecer funcionalidades de RR. HH. más sólidas –en todo, desde analíticas de fuerza laboral hasta gestión de la experiencia de empleado–.
Abastecimiento y compras: el módulo de abastecimiento y compras ayuda a las empresas a adquirir los materiales y servicios que necesitan para fabricar sus productos, o los artículos que desean revender. El módulo centraliza y automatiza las compras, incluyendo solicitudes de oferta, creación de contratos, y aprobaciones. Puede minimizar las subcompras y las sobrecompras, mejorar las negociaciones con los proveedores con analíticas potenciadas por IA, e incluso conectarse fluidamente con redes de compradores.
Ventas: el módulo de ventas realiza un seguimiento de las comunicaciones con prospectos y clientes –y ayuda a los representantes a usar información estratégica basada en datos para aumentar las ventas y dirigirse a los clientes potenciales con las promociones y oportunidades de venta ascendente adecuadas–. Incluye funcionalidad para el proceso de gestión de pedidos, incluyendo gestión de pedidos, contratos, facturación, gestión del rendimiento de ventas, y soporte para la fuerza de ventas.
Fabricación: el módulo de fabricación es un componente clave de la planificación y ejecución del software de ERP. Ayuda a las empresas a simplificar los procesos de fabricación complejos y a garantizar que la producción se ajuste a la demanda. Este módulo generalmente incluye funcionalidades para planificación de requisitos de materiales (MRP), programación de producción, ejecución de fabricación, gestión de calidad, y más.
Gestión de logística y cadena de suministro: otro componente clave de los sistemas de ERP, el módulo de cadena de suministro realiza un seguimiento del movimiento de bienes y suministros a lo largo de la cadena de suministro de una organización. El módulo brinda herramientas para gestión de inventarios en tiempo real, operaciones de almacenamiento, transporte, y logística –y puede ayudar a aumentar la visibilidad y resiliencia de la cadena de suministro–.
Servicio: en un ERP, el módulo de servicio ayuda a las empresas a ofrecer el servicio confiable y personalizado que los clientes esperan. El módulo puede incluir herramientas para reparaciones internas, repuestos, gestión de servicios externos, y flujos de ingresos basados en servicios. También brinda analíticas para ayudar a los representantes y técnicos de servicio a resolver rápido los problemas del cliente y mejorar la fidelidad.
I+D e ingeniería: los sistemas de ERP ricos en funciones incluyen un módulo de I+D e ingeniería. Este módulo brinda herramientas para diseño y desarrollo de productos, gestión del ciclo de vida del producto (PLM), cumplimiento regulatorio del producto, y más –de manera que las empresas puedan crear nuevas innovaciones de manera rápida y rentable–.
Gestión de activos empresariales: los sistemas de ERP robustos pueden incluir un módulo de EAM –que ayuda a los negocios que tienen un uso intensivo de activos a minimizar el tiempo de inactividad y a mantener sus máquinas y equipamiento funcionando con la máxima eficiencia–. Este módulo incluye funcionalidades para mantenimiento predictivo, programación, operaciones y planificación de activos, medioambiente, salud y seguridad (EHS), y más.
Si queremos más detalles sobre Cuadro de Mando Integral de una empresa, ir a este enlace
Inconvenientes de los ERP
A pesar de su gran utilidad para la compañía, los ERP presentan
uno que otro inconveniente, que si bien es cierto pueden dificultar
su implementación, no limitan su importancia; enumeraremos a
continuación algunos de los más significativos, teniendo en cuenta
que algunos de ellos se ven superados por las actuales tecnologías y
tendencias tales como los programas Open Source (libres):
El primer aspecto «negativo» de los ERP es su precio de adquisición e implantación, hay que considerar que la inversión inicial es bastante importante; sin embargo, todas las empresas la realizan con la convicción de recuperarla en un plazo relativamente corto. El ROI (Return on Investment) es un ratio financiero que mide, precisamente, la recuperación de la inversión. Existen numerosos estudios comparativos del ROI para diversos ERP, que indican que la inversión se recupera transcurridos entre ocho y doce meses.
Por otro lado hay muy buenos sistemas ERP gratuitos, pero es tal la complejidad, que es difícil que una empresa lo pueda implantar, y su tiempo de aprendizaje será muy alto.
Con frecuencia, los proyectos de implantación de un ERP no se valoran correctamente, ya que se suele producir una valoración a la baja de los periodos de tiempo y los recursos que se necesitan; ambos factores casi siempre tienen que aumentarse en las diferentes etapas del proyecto, con el consiguiente incremento del coste global.
Para el buen funcionamiento de la implantación, es muy importante que haya una integración del personal de la compañía que ha adquirido el ERP en el equipo de implantación del proyecto; los trabajadores se ven impedidos a dedicar tiempo y esfuerzo a nuevas tareas, en detrimento de sus actividades habituales.
Implantar un ERP conlleva a menudo una reingeniería de procesos; en un principio, esta reingeniería tiene un efecto negativo sobre el personal. Puede variar tanto la estructura organizacional como los procesos y hábitos de trabajo. es conveniente diseñar los flujo-gramas de operación tomando en cuenta el nuevo software, ya que este formará parte del trabajo en todas las áreas.
Aplicaciones ERP existentes en el mercado
Desde el punto de vista de las soluciones ERP estándares, que son más fáciles y baratas de instalar, que una solución hecha a medida, éstas son las mejores aplicaciones ERP según el tipo de empresa:
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Empresas de gran tamaño: SAP y Microsoft Dynamics.
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PYMES: Microsoft Navision, SAP Business One, SAGE X3, A3 ERP.
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Empresas de pequeño tamaño y medianas hay muchas alternativas, desde aplicaciones ERP en la nube (Holded) o de software libre como Open ERP.
Este tipo de sistemas ERP se contratan por módulos según las necesidades que tenga cada empresa.
El futuro
Los sistemas de gestión empresarial están acaparando cada vez más del mercado de soluciones en software para negocios por su versatilidad y capacidad de atender las exigencias de cada industria. Al mismo tiempo, estos sistemas se adaptan con gran facilidad al contexto tecnológico e inteconectado de las empresas. Aún los negocios más pequeños pueden contar hoy en día con sucursales o puntos de venta en otros estados, incluso países, lo cual hace a esta solución cada vez más atractiva para todo tipo de comercios/servicios.
Enlaces relacionados:
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Tema 4 - Empezar a Practicar Asientos Básicos
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