Trámites para obtener el Certificado Digital de la FNMT para Notificaciones Telemáticas y presentación de declaraciones (IVA, retenciones, etc.)
Actualizado: 29/10/2020
Fecha: 06/10/2013
La Administración Pública apuesta fuertemente en la implantación de las Oficinas Virtuales, con el fin de:
- Evitar desplazamientos a los ciudadanos.
- Ahorrarse los costes de las notificaciones en el envío de cartas certificadas
- Disminuir el dimensionamiento de los centros de atención al ciudadano.
Por nuestra Asesoría Virtual le podemos dar el soporte necesario para poder conseguir el Certificado de la FNMT.
Tramites con Hacienda y la Seguridad Social
A la hora de realizar los trámites de alta, baja o modificación, en Hacienda o la Seguridad Social, es necesario disponer del certificado digital, a fin de poder, comunicar estos eventos a las administraciones públicas.
Ejemplo de estos trámites, son el alta, baja o modificación en hacienda a través del modelos 036, alta, baja o modificación en el régimen de autónomos en la Seguridad Social, y muchas más gestiones están disponibles para su realización a través de las oficinas virtuales de estas entidades públicas.
Notificaciones Telemáticas
Actualmente tanto Hacienda (para las entidades jurídicas y para las entidades sin personalidad jurídica ), como la Seguridad Social (para las entidades jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica , como personas físicas), van a tener SÓLO acceso a las notificaciones, a través de la Sede Electrónica de la AEAT como de la Seguridad Social. Para poder acceder a estas Sedes Electrónicas, va a ser necesario disponer del DNI Electrónico o del Certificado Digital emitido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
La notificación se pondrá a disposición del interesado en la Sede Electrónica durante 10 días. Transcurrido dicho período sin haber accedido a la misma, se considerará notificada. En este caso, será necesario acudir a la Administración correspondiente para obtener la información.
Tanto Hacienda, como la Tesorería de la Seguridad Social enviará un correo electrónico de aviso a la cuenta que se haya indicado como receptor de dichas notificaciones, avisando de la llegada de la notificación.
Qué es un Certificado Digital
Un Certificado electrónico es emitido y firmado por una entidad
con capacidad para ello y que sirve para identificar a una persona.
A esa entidad se le suele llamar de diferentes formas como:
Autoridad de Certificación, Prestador de Servicios de Certificación.
Tal documento, identifica a una persona física o jurídica y a una
clave pública que se le ha asignado para poder realizar procesos de
firma y/o cifrado. Cada certificado está identificado por un número
de serie único y tiene un período de validez que está incluido en el
certificado.
Pasos para obtener el Certificado de la FNMT
Los pasos concretos a seguir dependerán de la Autoridad de
Certificación que elijamos para emitir nuestro certificado. Recuerde
que para las relaciones tributarias con la Agencia Tributaria debe
ser una de las Autoridades de Certificación admitidas.
Se ha distinguido por una parte, si el certificado a obtener es
puramente software, opción que nosotros recomendamos, o si queremos
un certificado en tarjeta. Esta disyuntiva diferencia los pasos a
seguir. En cualquiera de los dos casos, siempre es necesario un paso
que consiste en acreditar la identidad ante una Oficina de Registro.
Por otro lado, y una vez elegido el soporte software o en tarjeta,
el hecho de que el certificado sea de persona física, persona
jurídica o de entidad sin personalidad jurídica, determina la
documentación a presentar en el paso de acreditación de la
identidad.
Nosotros como Entidad Emisora de Certificados Electrónicos, recomendamos la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
Así para la obtención de un certificado en soporte software, en el caso de la Autoridad de Certificación de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) los pasos son:
Solicitud del certificado vía Internet.
Acreditación de la identidad ante alguna de las Oficinas de Registro, establecida por la Autoridad de Certificación. La documentación a aportar en la acreditación, dependerá de si se trata de un certificado de persona física, certificado de persona jurídica o un certificado de entidad sin personalidad jurídica. Las administraciones de hacienda, son lugares donde se puede acreditar la identidad.
Descarga del certificado vía Internet.
Realizar copia de seguridad del certificado.
Documentación acreditativa en el caso de certificado de persona física
La autoridad certificadora establece la documentación que el
solicitante debe presentar para la acreditación de la identidad.
Habitualmente, esta información está publicada en la web de la
entidad emisora del certificado.
En el caso de los certificados electrónicos emitidos por la Fábrica
Nacional de Moneda y Timbre, la AEAT actúa como Oficina de Registro
para la acreditación de la identidad (en ningún caso es emisora del
certificado electrónico).
Para los certificados de usuario de persona física emitidos por la
Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), el solicitante deberá
aportar la siguiente documentación:
-
Documentación Nacional de Identidad o Número de Identificación de Extranjero y su fotocopia.
Documentación acreditativa en el caso de certificado electrónico de entidad con personalidad jurídica
En el caso de los certificados electrónicos emitidos por la
Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, la AEAT actúa como Oficina de
Registro para la acreditación de la identidad (en ningún caso es
emisora del certificado electrónico).
Para los certificados electrónicos de entidad sin personalidad
jurídica emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT),
el solicitante deberá aportar la siguiente documentación:
Documentación relativa a la entidad:
Las entidades que deban inscribirse en un registro público o especial presentarán, junto con la solicitud: certificado o nota simple acreditativa de su inscripción en el registro expedido en la fecha de solicitud o en los quince días anteriores. En particular para las siguientes entidades se aportarán además, los siguientes documentos:
Fondos de inversión, fondos de capital-riesgo, fondos de regulación del mercado de títulos hipotecarios, fondos de titulización hipotecaria, fondos de titulización de activos, fondos de garantía de inversiones y fondos de pensiones: certificado de inscripción en el registro correspondiente del Ministerio de Economía y Hacienda o de la Comisión Nacional del Mercado de Valores en el que conste la identificación de la identidad gestora del fondo.
Comunidades titulares de montes vecinales en mano común: certificado de inscripción de los estatutos en el registro del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación o, en su caso, del registro correspondiente de la Comunidad Autónoma.
Uniones temporales de empresas acogidas a su régimen fiscal especial: certificado de inscripción en el registro correspondiente del Ministerio de Economía y Hacienda.
Las entidades que no deban estar inscritas en algún registro público o especial presentarán, junto con la solicitud, las escrituras públicas, contratos, estatutos, pactos o cualesquiera otros documentos que puedan acreditar su constitución, vigencia e identificación de los miembros que las integran. No será necesaria la aportación de esta documentación cuando la Agencia Estatal de Administración Tributaria intervenga como autoridad de identificación y registro en la emisión del certificado electrónico.
Documentación relativa al representante.
La representación de la entidad se acreditará mediante los
certificados o notas simples de los registros públicos o especiales
en los que la entidad deba estar inscrita, si en ellos consta la
identificación del representante, mediante los documentos notariales
que acrediten las facultades de representación del solicitante del
certificado, o mediante poder especial otorgado al efecto.
Los certificados o notas simples deberán haber sido expedidos en la
fecha de solicitud o en los quince días anteriores,
el precio de la nota simple es inferior a 5 euros.
La representación de la entidad también se podrá justificar con los
documentos privados de designación de representante que proceda en
cada caso. En particular, podrá acreditarse la representación
mediante los siguientes documentos:
Documento de designación del representante de la herencia yaciente, suscrito por todos los herederos, con expresión del nombre, apellidos y DNI o número de pasaporte del representante, cuando no haya sido designado administrador judicial o albacea con plenas facultades de administración.
Copia del Acta de la reunión de la Junta de Propietarios en la que se nombró al Presidente de la Comunidad, tratándose de comunidades en régimen de propiedad horizontal.
Documento suscrito por un número de miembros que resulte suficiente conforme a lo previsto en el artículo 398 del Código Civil para representar la mayoría de los intereses de la entidad, tratándose de comunidades de bienes y sociedades civiles sin personalidad jurídica, en el que se designa a la persona que la representa para solicitar el Certificado Electrónico.
Cuando ostente la representación de la entidad sin personalidad jurídica una persona jurídica, el solicitante deberá acreditar sus facultades de administrador o representante legal de la misma, o disponer de un poder especial para la solicitud del certificado electrónico de la entidad sin personalidad jurídica gestionada por su representada.
Cómo realizar la legitimación de firma ante notario
Ha de ser el propio solicitante y futuro titular del certificado (para el Certificado de Usuario, Persona Física) o el representante (para el Certificado de Representante de Persona Jurídica o el de la Entidad Sin Personalidad Jurídica) quien deberá acudir personalmente a una oficina de registro a acreditar su identidad. En el caso de que no pudiera hacerlo por cualquier circunstancia, podrá ir una tercera persona en su nombre, previa legitimación de la firma ante notario.
El proceso de legitimación de la firma se hará de la siguiente forma:
1.Se ha de imprimir el formulario (contrato) establecido al efecto, tanto el anverso (información sobre el solicitante), como el reverso del mismo (las condiciones de uso del certificado), preferentemente en la misma hoja por ambas caras Descarga de contratos.
2.El anverso se ha de cumplimentar enteramente y firmar por parte del solicitante del certificado o el representante.
3.Igualmente el reverso deberá ser firmado por el solicitante o representante, con el fin de aceptar las condiciones de uso del certificado.
4.Este formulario, tanto el anverso como el reverso, deberá suscribirse por el solicitante y legitimar las firmas en presencia notarial.
5.El texto de legitimación será el que conste que se ha realizado en presencia notarial.
6.El solicitante, una vez legitimadas ambas firmas, podrá presentar a través de una tercera persona, esta solicitud en cualquier oficina de registro.
7.En la presentación de la solicitud deberá aportar el original de este formulario con las firmas legitimadas (anverso y reverso) y copia del mismo. Además, es necesario que presente el original o copia compulsada del documento de identificación del solicitante.
En el caso de que el futuro suscriptor o titular presente una discapacidad o cualquier otra circunstancia que le impida hacer esta solicitud o no pueda obtener la legitimación notarial de la firma, el certificado electrónico no podrá ser solicitado, pues en este caso lo que se solicita es un certificado por representación, algo que en la actualidad la FNMT – RCM no expide, aún cuando la persona que actúe por representación pueda acreditar que es el representante legal o voluntario del representado.
Precauciones a tener con el certificado digital
Dado que el certificado digital permite al equipo donde se encuentra instalado su identificación ante las Sedes Electrónicas, hay que evitar que otras personas nos puedan suplantar y hacer un uso indebido, o acceder a información personal nuestra, o cambiar información. Para evitar este riesgo hay que tomar ciertas precauciones que detallamos a continuación.
Protección mediante contraseñas al utilizar el certificado digital. Al instalar el certificado en el equipo establecer el nivel de seguridad Alto. Por tanto, tener contraseñas con mayúsculas, minúsculas, números, caracteres especiales. Con ello, ya evitamos que cualquier persona que utilice el equipo donde tenemos instalado nuestro certificado pueda utilizarlo de forma inmediata.
Hacer copia de seguridad del certificado. En el caso que por un virus u otro evento, perdamos la información del equipo, podremos volver a instalarlo en este equipo u otros.
A continuación tenemos un artículo donde se explica Cómo Exportar una copia del certificado digital
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Exportar Certificado Digital para tener copia (Edge)
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