Nueva obligación para la empresa, el registro de la jornada de los trabajadores
Fecha: 24/01/2016
Con motivo de la aprobación del Real Decreto – ley/2013 de 20 de diciembre ya imponía a las empresas el deber de “realizar un registro de la jornada de los trabajadores a tiempo parcial”. El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 35.5 tan solo exige el registro diario de la jornada del trabajador para el cómputo de las horas extraordinarias, pero no hacía referencia a las horas complementarias, las que se producen en los contratos a tiempo parcial, que son cada vez más frecuentes en el actual sistema de relaciones laborales.
Hasta ahora, era el trabajador quien debía acreditar que había realizado horas extras, en el momento de reclamarlas. Es más, la jurisprudencia solo exigía a las empresas que registraran el horario diario con el fin de compensar las horas extra, si estas se producían en la empresa. De lo contrario, no estaban obligadas.
Pero esto ha cambiado, tras dos sentencias de la Audiencia Nacional del 4 de diciembre de 2015 (caso Bankia) y otra del 19 de febrero de 2016 (caso Abanca). En dichos pronunciamientos, los jueces concluyen que las empresas sí deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores, para que los inspectores de Trabajo puedan determinar “si se superan o no los límites de la jornada ordinaria” y, por lo tanto, el trabajador ha realizado horas extraordinarias.
Dentro de sus planes de actuación, en 2016 la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ha intensificado la vigilancia y control de las horas extraordinarias, a través de la Instrucción 3/2016 de marzo. Esta instrucción complementa la anterior 1/2015, sobre el control de la contratación a tiempo parcial. El resultado de ambas es que, a efectos prácticos, la Inspección exige a las empresas registrar la jornada laboral de todos y cada uno de los trabajadores, independientemente del tipo de contrato y tanto si se hacen horas extra o no.
Por tanto, la Inspección de Trabajo ha endurecido los controles sobre las horas que se trabajan en una jornada, exigiendo a las empresas un registro diario e imponiendo importantes sanciones a las que no lo cumplen.
Registro de horas de la jornada
Todas las horas trabajadas, dentro de la jornada laboral o no, deben estar registradas. Sea cual sea el tipo de empresa, el número de trabajadores o sector, es obligatorio que tenga un registro de horas. El formato de ese registro puede ser más o menos completo, pero lo que tiene que tener obligatoriamente son:
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Las horas de entrada y salida del trabajador a diario
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El número total de horas diarias trabajadas a diario
El registro debe estar en cada centro de trabajo y estar disponible para consulta o su requerimiento por la Inspección. Además, cada trabajador debe recibir una copia del mismo y la empresa por ley está obligada a guardar esos registros durante 4 años. El registro se puede realizar por medios electrónicos, siempre que se asegure que no es posible modificarlo posteriormente, o en papel, en cuyo caso deberá llevar la firma de cada trabajador.
Con la información de este registro de horas resultará
más fácil saber si se ha superado la jornada laboral
acordada y si el trabajador ha hecho más horas de las que le
corresponden.
Si se trata de un contrato a tiempo parcial, las horas de
más que se hayan hecho sobre lo previsto en el contrato se
contabilizarán como horas complementarias. Los trabajadores
con contrato a tiempo parcial no pueden hacer jornadas
completas.
En el caso de los contratos a jornada completa, las horas
que se hayan trabajado por encima de la jornada completa se
contabilizarán como horas extraordinarias.
La legislación reconoce como horas extraordinarias aquellas que se realizan fuera de la jornada laboral establecida en el contrato a jornada completa. Estas son voluntarias y tienen que ser pagadas (una hora extraordinaria vale, como mínimo, igual que una hora normal). Estas horas también cotizan a la seguridad social.
Si no se pagan, existe la posibilidad de que se puedan compensar con descansos equivalentes al tiempo extra trabajado. (Si no hay un acuerdo entre el trabajador y la empresa respecto a esto, la ley dice que las horas hechas fuera del horario legal, hay que compensarlas de esta forma, durante los cuatro siguientes meses). A veces, la empresa ante situaciones imprevistas o por emergencias, puede pedir a un empleado que trabaje fuera del horario pactado por un caso de “fuerza mayor”. En ese caso, no se podrá negar y esas horas no cuentan dentro del cómputo de las 80 anuales. Sin embargo, se pagarán como extraordinarias. Existe un límite de horas extraordinarias: no se pueden realizar más de 80 al año (sin contar las compensadas por descanso o realizadas por causa de fuerza mayor).
Por otro lado, en aquellos contratos a tiempo parcial no existen las horas extraordinarias como tal. Hay horas complementarias, que tienen que ser pactadas previamente entre trabajador y empresa. Estas horas complementarias junto a las ordinarias nunca pueden sumar una jornada laboral completa.
Sanciones
Si bien es cierto que en el contrato del empleado a tiempo parcial y a tiempo completo debe indicarse la distribución de la jornada laboral, el empresario debe cumplir dos cosas adicionales:
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Realización del cómputo por mes de las horas ordinarias y de las horas complementarias (en caso de tiempos parciales) y extraordinarias (en caso de tiempos completos) entregando al trabajador una copia del resumen junto con la nómina.
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Conservar los registros de jornada en el centro de trabajo durante un periodo mínimo de cuatro años.
Ahora bien, ¿qué ocurriría en caso de incumplimiento de estas obligaciones por parte del empresario?
Si se comprueba por parte de la inspección la falta alguna en el registro de jornada:
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Si el contrato es a tiempo parcial, el trabajador contratado a jornada parcial se presumirá automáticamente a jornada completa.
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Si el incumplimiento se debiera a cuestiones formales o documentales se contemplaría una multa de entre 60 y 625 euros por una infracción considerada leve contemplada en el Art. 6.6 de la Ley de infracciones y sanciones ( LISOS)
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Si se comprueba el caso de incumplimiento de jornada la multa sería a partir de los 625 euros con un grado máximo de 6.250 euros.
Llegados a este punto, resulta fundamental para el empresario llevar un registro de la jornada, por lo que debe disponer de una plantilla para gestionar su control y posterior entrega al trabajador de una copia con la nómina mensual.
Formato del registro de jornada
No existe un modelo oficial para llevar a cabo este registro, pero el mismo debe contener la siguiente información:
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Identidad de la empresa
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Identificación del trabajador
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Detalle de la hora de entrada y salida de cada trabajador, señalando las horas ordinarias, complementarias o extraordinarias en su caso, realizadas y desglosadas por cada día de trabajo efectivo.
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Recibí del trabajador.
Plantilla Excel Asistente rellenar Registro Horas de forma automática
Desde Grupo Belmar ponemos a su disposición una plantilla de registro de jornadas por trabajador, para poder controlar las jornadas de los trabajadores y así poder evitar las posibles sanciones derivadas de no llevar correctamente esta vigilancia.
