Qué libros contables hay, y qué información contiene cada uno
Actualizado: 06/12/2021
Fecha: 19/02/2021
Apartados
Tipo de los libros contables y obligatoriedad de los mismo
Interrelación entre el libro diario y el Libro mayor
Estado de Flujos de Efectivo (EFE)
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)
Balance de sumas y saldos o de comprobación
Legalización de los Libros Contables en el Registro Mercantil
Introducción
Los libros contables son archivos digitales o documentos físicos en papel (cada vez menos frecuente), en los que se registra la información financiera y económica de una empresa. Esto abarca todas operaciones realizadas durante un período de tiempo determinado.
De esta manera, su principal función consiste en llevar registros contables de manera ordenada y cronológica.
Además, permiten extraer información financiera específica de la empresa, con el fin de conocer el balance general en algún momento determinado o realizar tramitaciones ante las entidades del Estado que correspondan.
Los libros contables deben presentarse de manera periódica ante el registro mercantil y se deben conservar durante un cierto período, para ver más detalles ver este artículo Documentación que toda empresa debe de tener. Para saber cómo presentar en el registro mercantil, ir a este artículo Legalización libros contables en Registro Mercantil - Cómo usar Legalia
Tipo de los libros contables y obligatoriedad de los mismo
Cuando la empresa, por su tipología, necesita llevar una contabilidad, existen y necesita utilizar un plan de cuentas estándar que se aplica para la mayoría de la empresas, pero existen ciertos planes de cuentas específicos para ciertos sectores de actividad, como con empresas constructoras, federaciones deportivas, empresas inmobiliarias, entidades sin animo de lucro, etc., debe formalizar anualmente los siguientes libros en el Registro Mercantil. Para ver más detalles, sobre que es un plan de cuentas, ver este enlace Qué es un plan de cuentas contables.
Los diferentes tipos de libros que se pueden generar son:
Libro Diario.
El libro Diario y el Libro Mayor son dos libros fundamentales para llevar a cabo el registro de las operaciones de contabilidad de cualquier empresa. A partir de la información reflejada en estos dos libros se pueden generar el resto de Libros (Balance de Situación, Perdídas y Ganancias). Ambos libros (Diario y Mayor) están interrelacionados, por lo que todas las operaciones que aparecen en el libro diario se deben traspasar al libro mayor.
En el libro diario se anotan, cronológicamente, todas las operaciones de la empresa (emisión de factura de ingreso, cobro de factura ingreso, recepción factura de gasto, pago factura de gasto, aportación capital socio, etc), dejando constancia de su actividad diaria.
La información a incluir, debe de cumplir unos datos mínimos, que se detallan a continuación:
-
Fecha de cada transacción.
-
Las cuentas involucradas en la transacción.
-
El importe de la operación.
-
Breve explicación de la transacción
A continuación se muestra un extracto parcial a modo de ejemplo de libro diario
Libro de inventarios
Al menos una vez al año, la empresa está obligada a realizar un inventario que incluya los bienes, derechos, obligaciones y las unidades monetarias de la misma.
El contenido del Libro de Inventarios es el siguiente:
-
Balance inicial detallado
-
Balance de comprobación de sumas y saldos, e
-
Inventario de cierre
El balance inicial detallado de la empresa es una relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Balance inicial detallado debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no específica el nivel de detalle.
El balance de comprobación de sumas y saldos. Para ver más detalles sobre este libro, ir a este enlace Balance de sumas y saldos o de comprobación .
El inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una descripción, con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, así como el detalle de las obligaciones en el pasivo.
Para su formulación, presentaremos un balance de comprobación de sumas y saldos (al máximo nivel de detalle), al que adjuntaremos un inventario de existencias a fecha de cierre del ejercicio económico.
Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades que componen las existencias de la empresa junto con su precio y valor total.
Cuentas anuales
En este se incluirá el balance de situación de la empresa, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG), los flujos efectivos, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria de actividad.
Balance de Situación
Un balance de situación es una «fotografía» real y fiel de la empresa en un momento dado. Dado que examina, por un lado, los bienes y posesiones de la empresa (activos) y, por el otro, sus deudas y sus obligaciones (pasivos), es decir, de dónde obtiene su financiación. El patrimonio, constituido por los fondos propios que la empresa invirtió en su fundación o por otros recursos no exigibles como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados, también se cuenta en el pasivo como fuente de financiación.
Tabla Cuentas de Balance - Cuentas de Activo
Tabla Cuentas de Balance - Cuentas de Pasivo y Patrimonio Neto
Para ver cómo obtener este informe en Contasol, ver este enlace
Ir a este enlace para ver un ejemplo de Balance Abreviado
La cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG)
La obligación de informar exhaustivamente a la Hacienda Pública, sobre los ingresos y los gastos de una empresa afecta tanto a las grandes compañías como a los autónomos y a los pequeños y medianos empresarios: todos ellos tienen que presentar sus cuentas en el Registro Mercantil e informar a Hacienda de su rentabilidad, dado que toda toda actividad comercial, en principio, está sometida al pago de impuestos.
La cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias es una manera simplificada de calcular el margen de beneficio de una empresa en un ejercicio, antes y después de impuestos. El cálculo se basa, a grandes rasgos, en una sencilla operación aritmética, si bien tanto los ingresos como los gastos se dividen en financieros y de explotación.
Beneficio = Ingresos - gastos
A diferencia del balance, que representa el estado de una empresa en un momento concreto, la cuenta de pérdidas y ganancias muestra el desarrollo de la actividad de la empresa en un ejercicio contable (año natural). Con este informe, las empresas pueden evaluar su rentabilidad económica durante el ejercicio contable y compararlo con años anteriores. Asimismo, los inversores y auditores pueden utilizarlas para comprender con precisión la composición de los beneficios o pérdidas de un negocio.
Ir a este enlace para ver un ejemplo de Cuenta de PyG Abreviado
Estado Flujos de Efectivo (EFE)
En este libro se reflejarán los cobros y pagos realizados por la empresa con el objetivo de informar sobre los movimientos de efectivo que se han producido en el ejercicio. No es obligatorio si la empresa aplica el Plan General de Contabilidad para pymes y reúne las características para presentar Balance o ECPN abreviado. Vamos a ver un ejemplo
La sociedad ACME calcula que ganó 200.000€ en ganancias netas este año, a través, de la información mostrada por el libro de Perdidas y Ganancias.
Para calcular sus flujos de efectivo. Primero se calculan los gastos de depreciación sumando todos los gastos que se han generado, tales como alquiler de edificios, maquinaria, etc., que se cargaron en ese año fiscal. Esta cantidad sumó un total de 40.000€, que agrega a su beneficio neto total que llega ahora a los 240.000€.
Después, comienza a restar todos los aumentos en las cuentas de activos, como las cuentas por cobrar y los aumentos de inventario, que totalizaron 60.000€. Las cuentas de activo se restan porque ese dinero no se cobra inmediatamente, por tanto no se hace efectivo.
Luego se agrega todas las pérdidas que ocurrieron a través de la venta de activos y cuentas por pagar, que totalizaron 50.000€.
Para resumir, el estado de resultados y el balance general de la compañía incluyen lo siguiente:
Depreciación: 40.000€ (Éstas pueden ser amortizaciones de inmovilizado, que no suponen como tal una salida de dinero y que por tanto se suman a los beneficios).
Ingreso neto: 200.000€ (son las ganancias que ha obtenido en ese año)
Aumento de activos: 40.000€ (el aumento de una cuenta de activo como puede ser «clientes» que aún no se ha pagado, nos revela que no ha habido entrada de dinero, no se ha cobrado, así que ésta cantidad se restaría).
Disminución de activos y aumento de pasivos: 50.000€ (un ejemplo de ello pueden ser los proveedores, si éstos proveedores están pendientes de pago, significa que no ha tenido lugar esa salida de dinero, entonces sumaríamos ese importe al cálculo del flujo de efectivo)
La fórmula de flujos de efectivo de operaciones se calcula así:
200.000 + 40.000 – 60.000 + 50.000 = 270.000€
Por lo tanto, la sociedad ACME debería calcular con éxito su flujo de caja operativo en 270,000 € para el año.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)
El Estado de cambios en el patrimonio neto o ECPN por sus siglas, es uno de los estados financieros que recoge el plan general contable. El estado de cambios en el patrimonio neto es relativamente nuevo, se introdujo como obligatorio para todas las empresas excepto las pymes en el año 2007, con la modificación del Plan General de Contabilidad (PGC) aprobada por el Real Decreto 1515/2007. A partir de 2016, las sociedades que puedan formular cuentas anuales en modelo abreviado o en formato Pymes NO están obligadas a presentar ECPN.
EL ECPN es, por lo tanto, obligatorio para muchas empresas y se debe confeccionar a la hora de elaborar el impuesto sobre sociedades y el cierre de las cuentas anuales para su presentación en el registro mercantil. El estado de cambios en el patrimonio neto se compone de dos partes: el estado de ingresos y gastos reconocidos y el estado total de cambios en el patrimonio neto.
Tabla de Cuentas de Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
Estado de ingresos y gastos reconocidos (EIyGR)
Este estado recoge los cambios registrados a lo largo del año contable en el patrimonio neto (PN) que hayan derivado de las siguientes operaciones:
-
El resultado del ejercicio reflejado en la cuenta de pérdidas y ganancias
-
Los ingresos y gastos imputados directamente al patrimonio neto. Siempre y cuando lo sean de acuerdo a las normas de registro y valoración del plan general contable.
-
Las transferencias de ingresos y gastos realizadas a la cuenta de pérdidas y ganancias. De acuerdo a las normas del PGC.
Estado total de cambios en el patrimonio neto (ECPN)
Este estado financiero recoge un análisis de los movimientos efectuados a lo largo del ejercicio en las partidas correspondientes al patrimonio neto. Por lo tanto se incluirán los movimientos ocasionados por las siguientes operaciones:
-
Saldo total de gastos e ingresos.
-
Variaciones del patrimonio neto por operaciones con socios.
-
Los ajustes debidos a cambios en los criterios contables.
Por tanto, el paso inicial son las anotaciones través de los asientos contables. Así, cuando se realiza una operación que afecta a su PN debe contabilizarse a a través de un asiento. A finales de año esto se reflejará primero en el EIyGR y después en el ECPN.
Memoria
La Memoria es un estado contable que completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales. Las notas a los estados financieros deben prepararse conjuntamente con el resto de estados financieros, ya que forman una unidad.
Al igual que el resto de cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo) deberá ser redactada de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio, en el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, en el Plan General de Contabilidad de 2007 y en el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas empresa de 2007, en la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y en el Plan General de Contabilidad, sobre la base del Marco Conceptual de la Contabilidad y con la finalidad de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Existen dos modelos de memoria en el Plan General de Contabilidad: abreviada y normal, dependiendo del total de partidas de activo, importe neto de la cifra anual de negocio y del número de trabajadores. Dependiendo si la empresa debe de presentar modelo normal o abreviado, así será el contenido de cada una de ellas. La diferencia es el volumen de información, mientras que en el modelo normal se tiene que facilitar datos sobre la base de 25 apartados, en el modelo abreviado se reduce a 13 puntos.
Informe de Gestión
El informe de gestión no forma parte específicamente de las cuentas anuales, pero existen determinadas sociedades que deben depositarlo junto con éstas obligatoriamente.
Según el artículo 262 de la Ley de Sociedades de Capital:
“El informe de gestión habrá de contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad, junto con una descripción de los principales riesgos e incertidumbres a los que se enfrenta.
La exposición consistirá en un análisis equilibrado y exhaustivo de la evolución y los resultados de los negocios y la situación de la sociedad, teniendo en cuenta la magnitud y la complejidad de la misma.”
Deberán depositarlo obligatoriamente aquellas sociedades obligadas a presentar los modelos normales del balance de situación, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto.
Tipos de cuentas Anuales
Como hemos dicho anteriormente, las cuentas anuales son un documento que comprende:
-
El Balance de Situación.
-
La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
-
El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
-
El Estado de Flujos de Efectivo.
-
La Memoria el ejercicio.
-
Informe de Gestión
Las cuentas deben redactarse conforme a uno de los tres modelos establecidos en el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad:
-
Normal.
Abreviado.
-
Pymes.
Cuentas anuales Normal
Las cuentas anuales normales están recogidas en el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. En principio, todas las sociedades están obligadas a su presentación, a excepción de aquellas que pueden presentar las cuentas anuales abreviadas o de aquellas que pueden acogerse al PGC de PYMEs.
Para conocer las implicaciones que tiene el poder presentar este tipo de cuentas anuales, ver este artículo Implicaciones convertirse en Gran Empresa
Cuentas anuales abreviadas
Podrán presentar el Balance, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la memoria abreviada aquellas sociedades mercantiles que durante dos ejercicios consecutivos cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:
-
El total de las partidas del activo no supere los 4.000.000 euros.
-
El importe neto de cifra anual de negocio no supere los 8.000.000 euros.
-
Que el número medio de empleados durante el ejercicio no supere los 50.
Las empresas que presenten estas cuentas abreviadas no tendrán obligación de presentar el Estado de Flujos de Efectivo.
Por otro lado, podrán presentar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada los empresas que cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:
-
El total de las partidas del activo no supere los 11.400.000 euros.
-
El importe neto de cifra anual de negocio no supere los 22.800.000 euros.
-
Que el número medio de empleados durante el ejercicio no supere los 250.
Para conocer las implicaciones que tiene el poder presentar este tipo de cuentas anuales, ver este artículo Implicaciones convertirse en Gran Empresa
Cuentas anuales pymes
Según la normativa en el RD 1515/2007 por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, podrán presentar las cuentas anuales pymes las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
-
El total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros.
-
El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros.
-
Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
No podrán aplicar este modelo de cuentas anuales las empresas que:
-
Tengan valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea.
-
Formen parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
-
Su moneda funcional sea distinta del euro.
-
Se trate de entidades financieras para las que existan disposiciones específicas en materia contable.
Las pymes elegirán aplicar este modelo o el modelo abreviado. Pero la opción elegida deberá mantenerse al menos tres ejercicios consecutivos.
Para conocer las implicaciones que tiene el poder presentar este tipo de cuentas anuales, ver este artículo Implicaciones convertirse en Gran Empresa
Libros contables auxiliares
Se trata de aquellos libros que a pesar de no ser obligatorios, es conveniente que la empresa cuente con ellos para que le sirvan como apoyo en la gestión de los libros contables obligatorios.
Libro de caja
Se utiliza para controlar las salidas y entradas de efectivo de un negocio.
Libro de banco.
Se utiliza para registrar todas las operaciones que se realizan con el banco o bancos con los que trabaja la empresa.
Libro de entradas y salidas de almacén
Sirve para el registro de las operaciones que se realizan en el almacén (en caso de que la empresa lo tuviese).
Libro auxiliar de vencimientos
Tiene gran importancia ya que nos ayuda a mantener controlados los vencimientos de deudas.
Balance de sumas y saldos o de comprobación
El balance de comprobación de sumas y saldos presentará todas las cuentas con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobación se transcribirá la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, así como los saldos de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene que coincidir con el saldo deudor. Este libro contable se realizará, al menos, trimestralmente.
Es de gran utilidad para detectar errores y como herramienta de trabajo, ya que rápidamente se pueden detectar partidas contrarias a su naturaleza; es decir, clientes con saldo acreedor o proveedores con saldo deudor. Esto no quiere decir que obligatoriamente exista un error, ya que puede haber un proveedor o un cliente con abonos pendientes, pero sí que debemos revisar el mayor de la cuenta contable para asegúranos de que el saldo es correcto.
También la existencia de volúmenes abultados de saldo de la cuenta, por ejemplo el pago de los suministros, como el suministro de luz, suele ser recibir factura, y pagar por domiciliación bancaria el importe de la factura, y por tanto, debería de estar como máximo el impago de la última factura. La existencia de un saldo distinto de cero, puede ser la prueba de la existencia de facturas que no han sido contabilizadas, porque no han sido enviadas al departamento de contabilidad.
A continuación mostramos un ejemplo de Listado de Balance se Sumas y Saldo o Balance de Comprobación
Sumas del periodo (Apertura-Cierre) | Sumas desde el inicio | |||||
Cuenta | Descripción | Debe | Haber | Debe | Haber | Saldo |
100.0.0.0000 | CAPITAL SOCIAL | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | -3.100,00 |
112.0.0.0000 | RESERVA LEGAL | 0,00 | 484,00 | 0,00 | 484,00 | -484,00 |
113.0.0.0000 | RESERVAS VOLUNTARIAS | 0,00 | 4.348,58 | 0,00 | 4.348,58 | -4.348,58 |
118.0.0.0000 | APORTACION ESTEFANIA | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
118.0.0.0001 | APORTACION BORJA | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
118.0.0.0002 | APORTACION MARIA JOSE | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
121.0.0.0000 | RESULTADOS NEG. DE EJERCICIOS ANTERIORES | 19.499,37 | 0,00 | 19.499,37 | 0,00 | 19.499,37 |
129.0.0.0000 | RESULTADOS DEL EJERCICIO | 0,00 | 7.015,25 | 0,00 | 7.015,25 | -7.015,25 |
217.0.0.0999 | ORDENADOR ENVY | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 |
281.7.0.0999 | AMORTIZ ACUMULADA ENVY | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | -3.100,00 |
410.0.0.0000 | ACREED. POR PRESTACIONES DE SERV (EUROS) | 31,90 | 31,90 | 31,90 | 31,90 | 0,00 |
410.0.0.0003 | FNMT-RCM | 29,00 | 29,04 | 29,00 | 29,04 | -0,04 |
410.0.0.0004 | IBERDROLA CLIENTES SAU | 737,37 | 636,50 | 737,37 | 636,50 | 100,87 |
410.0.0.0005 | QUALITY - PROVIDER, SA | 193,60 | 145,20 | 193,60 | 145,20 | 48,40 |
410.0.0.0006 | IDEALISTA SAU | 5.402,53 | 5.312,98 | 5.402,53 | 5.312,98 | 89,55 |
410.0.0.0007 | HABITATSOFT S.L. | 397,98 | 397,98 | 397,98 | 397,98 | 0,00 |
410.0.0.0008 | VIVA AQUA SERVICE SPAIN, S.A | 454,68 | 417,61 | 454,68 | 417,61 | 37,07 |
410.0.0.0010 | EMPRESA MIXTA VALENCIANA DE AGUAS | 387,04 | 292,59 | 387,04 | 292,59 | 94,45 |
410.0.0.0011 | YOIGO - XFERA MOVILES, S.A. | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 0,00 |
465.0.0.0001 | BORJA - PDTE COBRAR | 5.017,87 | 5.839,11 | 5.017,87 | 5.839,11 | -821,24 |
465.0.0.0002 | MARIA JOSE - PDTE COBRAR | 5.017,87 | 5.839,11 | 5.017,87 | 5.839,11 | -821,24 |
470.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, DEUDORA POR IVA | 2.035,91 | 0,00 | 2.035,91 | 0,00 | 2.035,91 |
472.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, IVA SOPORTADO | 3.888,36 | 3.154,39 | 3.888,36 | 3.154,39 | 733,97 |
474.5.0.0000 | IMPTO. SOCIEDADES PDTE COMPENSAR EJERC. ANTERIORES | 4.161,36 | 0,00 | 4.161,36 | 0,00 | 4.161,36 |
475.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, ACREEDORA POR IVA | 1.044,37 | 1.727,11 | 1.044,37 | 1.727,11 | -682,74 |
Total balance | 198.324,81 | 198.324,81 | 198.324,81 | 198.324,81 | 0,00 |
Para ver un ejemplo de la interrelación entre el libro diario y el Libro mayor, ir a este enlace
Libro mayor
El libro Diario y el Libro Mayor son dos libros fundamentales para llevar a cabo el registro de las operaciones de contabilidad de cualquier empresa. A partir de la información reflejada en estos dos libros se pueden generar el resto de Libros (Balance de Situación, Perdídas y Ganancias). Ambos libros (Diario y Mayor) están interrelacionados, por lo que todas las operaciones que aparecen en el libro diario se deben traspasar al libro mayor.
A partir de la información reflejada en el libro diario se anotan en el Libro mayor, se anotan los movimientos de cada cuenta contable, en el DEBE o en el HABER según se haya reflejado en el libro Diario, permitiendo con la observación del libro Mayor, ver la evolución temporal de una cuenta, y conocer el saldo de la cuenta contable en concreto que se esté consultando.
Por tanto, en el Libro Mayor es un libro donde para cada cuenta contable, se registra cada movimiento de entrada o salida que exista sobre esa cuenta contable.
En el libro mayor, cada cuenta se representa gráficamente en forma de T, colocando en el Debe (columna izquierda) los aumentos de activo, las disminuciones de pasivo y las de patrimonio neto y los gastos. Asimismo, en el Haber (columna derecha) se anotarán las disminuciones de activo, los aumentos de pasivo y de patrimonio neto y los ingresos.
La información que se refleja en este libro, se extrae del Libro Diario.
Tener el libro mayor no es obligatorio, aunque si es recomendable ya que permite ver a simple vista los movimientos que se incluyen en cada una de las cuentas contables de la empresa así como definir cuál es su saldo durante el ejercicio contable, lo cuál proporciona información a la empresa.
Es decir, la finalidad del libro mayor es conocer el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas en todo momento, atendiendo a cada cuenta contable de forma específica.
Ejemplo del libro Mayor para una cuenta contable en concreto, un proveedor de agua embotellada
A continuación damos un ejemplo de la interrelación entre el libro diario y el Libro mayor
Mostramos un ejemplo de Listado de Balance se Sumas y Saldo o Balance de Comprobación
Sumas del periodo (Apertura-Cierre) | Sumas desde el inicio | |||||
Cuenta | Descripción | Debe | Haber | Debe | Haber | Saldo |
100.0.0.0000 | CAPITAL SOCIAL | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | -3.100,00 |
112.0.0.0000 | RESERVA LEGAL | 0,00 | 484,00 | 0,00 | 484,00 | -484,00 |
113.0.0.0000 | RESERVAS VOLUNTARIAS | 0,00 | 4.348,58 | 0,00 | 4.348,58 | -4.348,58 |
118.0.0.0000 | APORTACION ESTEFANIA | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
118.0.0.0001 | APORTACION BORJA | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
118.0.0.0002 | APORTACION MARIA JOSE | 0,00 | 1.500,00 | 0,00 | 1.500,00 | -1.500,00 |
121.0.0.0000 | RESULTADOS NEG. DE EJERCICIOS ANTERIORES | 19.499,37 | 0,00 | 19.499,37 | 0,00 | 19.499,37 |
129.0.0.0000 | RESULTADOS DEL EJERCICIO | 0,00 | 7.015,25 | 0,00 | 7.015,25 | -7.015,25 |
217.0.0.0999 | ORDENADOR ENVY | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 |
281.7.0.0999 | AMORTIZ ACUMULADA ENVY | 0,00 | 3.100,00 | 0,00 | 3.100,00 | -3.100,00 |
410.0.0.0000 | ACREED. POR PRESTACIONES DE SERV (EUROS) | 31,90 | 31,90 | 31,90 | 31,90 | 0,00 |
410.0.0.0003 | FNMT-RCM | 29,00 | 29,04 | 29,00 | 29,04 | -0,04 |
410.0.0.0004 | IBERDROLA CLIENTES SAU | 737,37 | 636,50 | 737,37 | 636,50 | 100,87 |
410.0.0.0005 | QUALITY - PROVIDER, SA | 193,60 | 145,20 | 193,60 | 145,20 | 48,40 |
410.0.0.0006 | IDEALISTA SAU | 5.402,53 | 5.312,98 | 5.402,53 | 5.312,98 | 89,55 |
410.0.0.0007 | HABITATSOFT S.L. | 397,98 | 397,98 | 397,98 | 397,98 | 0,00 |
410.0.0.0008 | VIVA AQUA SERVICE SPAIN, S.A | 454,68 | 417,61 | 454,68 | 417,61 | 37,07 |
410.0.0.0010 | EMPRESA MIXTA VALENCIANA DE AGUAS | 387,04 | 292,59 | 387,04 | 292,59 | 94,45 |
410.0.0.0011 | YOIGO - XFERA MOVILES, S.A. | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 0,00 |
465.0.0.0001 | BORJA - PDTE COBRAR | 5.017,87 | 5.839,11 | 5.017,87 | 5.839,11 | -821,24 |
465.0.0.0002 | MARIA JOSE - PDTE COBRAR | 5.017,87 | 5.839,11 | 5.017,87 | 5.839,11 | -821,24 |
470.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, DEUDORA POR IVA | 2.035,91 | 0,00 | 2.035,91 | 0,00 | 2.035,91 |
472.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, IVA SOPORTADO | 3.888,36 | 3.154,39 | 3.888,36 | 3.154,39 | 733,97 |
474.5.0.0000 | IMPTO. SOCIEDADES PDTE COMPENSAR EJERC. ANTERIORES | 4.161,36 | 0,00 | 4.161,36 | 0,00 | 4.161,36 |
475.0.0.0000 | HACIENDA PÚBLICA, ACREEDORA POR IVA | 1.044,37 | 1.727,11 | 1.044,37 | 1.727,11 | -682,74 |
Total balance | 198.324,81 | 198.324,81 | 198.324,81 | 198.324,81 | 0,00 |
Por ejemplo si nos fijamos en la cuenta contable 410.0.0.0011, que es de YOIGO - XFERA MOVILES, S.A., como se muestra a continuación:
Sumas del periodo (Apertura-Cierre) | Sumas desde el inicio | |||||
Cuenta | Descripción | Debe | Haber | Debe | Haber | Saldo |
410.0.0.0011 | YOIGO - XFERA MOVILES, S.A. | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 2.630,65 | 0,00 |
Vemos que indica que el sado es 0,00 y si vamos a ver el mayor de esta cuenta contable, vemos que existe la contabilización de las facturas, y del pago por banco de los importes de la facturas, y de forma repetitiva, el saldo de la cuenta vuelve a cero, y en el momento de hacer este listado, el saldo final de la cuenta es cero, y por tanto, es una prueba que todo que está contabilizando bien, y está coherente
Fecha | Dia | Asto. | Ord | Concepto | Debe | Haber | Saldo |
410.0.0.0011 YOIGO - XFERA MOVILES, S.A. | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||||
01/07/21 | 1 | 172 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D10133651 | 45,30 | -45,30 | |
01/07/21 | 1 | 173 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D10133647 | 156,05 | -201,35 | |
06/07/21 | 1 | 227 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | -156,05 | |
06/07/21 | 1 | 228 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 156,05 | 0,00 | |
01/08/21 | 1 | 212 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D11750220 | 45,30 | -45,30 | |
01/08/21 | 1 | 213 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D11750214 | 155,54 | -200,84 | |
04/08/21 | 1 | 245 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | -155,54 | |
04/08/21 | 1 | 246 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 155,54 | 0,00 | |
01/09/21 | 1 | 222 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D13200340 | 45,30 | -45,30 | |
01/09/21 | 1 | 223 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D13200337 | 155,19 | -200,49 | |
06/09/21 | 1 | 274 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | -155,19 | |
06/09/21 | 1 | 275 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 155,19 | 0,00 | |
01/10/21 | 1 | 309 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D15075865 | 156,41 | -156,41 | |
01/10/21 | 1 | 310 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D15075867 | 45,30 | -201,71 | |
05/10/21 | 1 | 319 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 156,41 | -45,30 | |
05/10/21 | 1 | 319 | 3 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | 0,00 | |
01/11/21 | 1 | 307 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D16862681 | 45,30 | -45,30 | |
01/11/21 | 1 | 308 | 1 | YOIGO - XFERA MOVILE S. FRA: 01211D16862679 | 156,28 | -201,58 | |
04/11/21 | 1 | 351 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 45,30 | -156,28 | |
04/11/21 | 1 | 352 | 1 | PAGO FACTURA TRANSFERENCIA | 156,28 | 0,00 |
A continuación vemos un ejemplo de una cuenta contable, en donde existen mas pagos al proveedor que facturas se han contabilizado, y es un prueba que no todas las facturas de este proveedor han sido contabilizadas y por tanto deberán de ser reclamadas al proveedor. Hemos puesto en rojo las facturas contabilizadas, y en azul, el pago de importes al proveedores, que deberán de estar asociados a facturas.
Fecha | Dia | Asto. | Ord | Concepto | Debe | Haber | Saldo |
410.0.0.0082 ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORALES S.L. | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||||
16/02/21 | 1 | 168 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 251,91 | 251,91 | |
18/05/21 | 1 | 482 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 251,91 | 503,82 | |
22/06/21 | 1 | 614 | 1 | ANTEA PREVENCION RIE S. FRA: 6874 | 79,86 | 423,96 | |
16/07/21 | 1 | 879 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 39,93 | 463,89 | |
09/08/21 | 1 | 771 | 1 | ANTEA PREVENCION RIE S. FRA: 370576 | 83,40 | 380,49 | |
19/08/21 | 1 | 815 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 41,70 | 422,19 | |
15/10/21 | 1 | 1136 | 2 | RECIBO ANTEA PREVENCION RIESGOS LABORA | 39,93 | 462,12 | |
16/11/21 | 1 | 1233 | 2 | Recibo Antea Prevencion Riesgos Labora | 41,70 | 503,82 | |
667,08 | 163,26 | 503,82 | |||||
667,08 | 163,26 | 503,82 |
Del análisis de esta comprobación, se deduce que hay facturas por importe de 503,82 euros, que no han sido enviadas al departamento de contabilidad, o si han sido enviadas, que no han sido contabilizadas, o se han contabilizado a otro proveedor. Y con esta alerta empieza la labor de investigación, que no se sabe el tiempo que puede necesitar, para poder encontrar la causa del error, y poner las acciones correctoras necesarias, para que la contabilidad refleje la imagen fiel de la realidad
Si desea saber más información ir Tareas de comprobación periódicas para detectar errores en la contabilidad.
Luego, de la información contenida en el Libro Mayor, se puede Generar el Libro de Balance de Situación y el Libro de Perdidas y Ganancias.
Legalización de los Libros Contables en el Registro Mercantil
Los libros contables tienen una forma de legalización concreta y unos plazos, procedimientos y forma de presentación, para ver más detalles ver este artículo Legalización libros contables en Registro Mercantil - Cómo usar Legalia .
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