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Qué es el proceso de Conciliación bancaria en la Contabilidad, y pasos que lo componen

Actualizado: 06/10/2024

Fecha: 06/10/2024

Proceso de Conciliación bancaria en contabilidad:

La conciliación bancaria es un proceso contable esencial en el que se comparan los movimientos reflejados en el extracto bancario con los registros internos de una empresa. Este proceso permite identificar y corregir posibles diferencias, garantizando que ambos registros coincidan. La conciliación ayuda a asegurar que el saldo en los libros de contabilidad de la empresa sea correcto y refleje fielmente la situación financiera.

Cómo se realiza el proceso de conciliación bancaria

El proceso consta de varios pasos organizados que permiten verificar la exactitud de las transacciones. A continuación, se detallan los pasos necesarios para realizar una conciliación bancaria correctamente:

Pasos para hacer una conciliación bancaria:

  1. Obtener el extracto bancario:

    • Lo primero es descargar o solicitar el extracto bancario del período a conciliar (por ejemplo, mensual o trimestral). Este documento muestra todas las entradas y salidas de dinero desde la cuenta bancaria durante un período determinado.
    • Para ciertos cargos o abonos, como pueden ser las remesas para el pago de nóminas o cargo acumulado de tarjeras de créditos, o abonos de remesas bancarias a clientes, puede ser necesario, información adicional, como detalle y cada nómina pagada, receptor, e importe neto a cobrar, o para los cargos de uso de tarjeta de crédito, conocer todos los cargos individuales que han sido cargado en la tarjeta, detalles como proveedor/acreedor, fecha, importe, concepto, y por ultimo, para las remesas bancarias para el cobro de clientes, para cada línea de la remesa, descripción del cliente, importe, fecha.
  2. Obtener los registros contables:

    • Los registros contables de la empresa, que generalmente están en el libro mayor o los registros de caja y bancos, contienen el detalle de todas las transacciones que la empresa ha registrado relacionadas con esa cuenta bancaria. Estos registros deben coincidir con el extracto bancario.
  3. Comparar los movimientos:

    • Revisar y comparar cada transacción registrada en la cuenta bancaria con las transacciones registradas en el sistema contable de la empresa.
    • Identificar las diferencias que puedan existir, como por ejemplo:
      • Cheques pendientes de cobro: Cheques emitidos que aún no han sido cobrados.
      • Depósitos en tránsito: Depósitos realizados pero que aún no aparecen en el extracto bancario.
      • Comisiones bancarias: Cargos bancarios no registrados.
      • Facturas de gastos/compras pagadas pero que no se han remitido al departamento de contabilidad para su registro.
      • Facturas de ingreso cobradas pero que no se han remitido al departamento de contabilidad para su registro.
      • Pagos de dividendos
      • Compras o ventas de inmovilizado
      • Errores en registros contables o bancarios.
  4. Registrar y corregir las diferencias:

    • Si se encuentran transacciones que aparecen en el extracto bancario pero no en los registros contables (como comisiones bancarias o intereses), deben hacerse los asientos contables de ajuste correspondientes.
  5. Ajustar el saldo contable:

    • Una vez corregidas las discrepancias y registradas las transacciones faltantes, se ajusta el saldo contable para que coincida con el saldo del extracto bancario.
  6. Conciliación finalizada:

    • Después de realizar los ajustes, el saldo ajustado en los libros de contabilidad debe coincidir con el saldo del extracto bancario. Si hay diferencias que no se han podido resolver, estas deben explicarse detalladamente.

Ejemplo de conciliación bancaria con cuentas contables:

Supongamos que una empresa tiene una cuenta bancaria con un saldo contable al 31 de agosto de 10.950€. El extracto bancario muestra un saldo final de 10.000€. Al comparar ambos registros, encontramos las siguientes discrepancias:

Extracto bancario:

  • Pago a proveedor: 3.000€ (registrado el 20 de agosto).
  • Comisión bancaria: 50€ (registrado el 25 de agosto, pero no registrado contablemente).
  • Depósito pendiente de ingreso: 2.000€ (registrado el 30 de agosto, pendiente en los libros).

Registros contables:

  • Pago a proveedor: 3.000€ (registrado).
  • Comisión bancaria: No registrada.
  • Depósito pendiente de ingreso: 2.000€ (registrado).

Asientos contables para ajustar las diferencias:

1. Registrar la comisión bancaria (no registrada previamente):

La comisión bancaria de 50€ es un gasto que no ha sido registrado en los libros de la empresa. Para reflejar esta comisión, se realiza el siguiente asiento contable:

Cuenta Contable / Concepto Debe Haber
626 (Servicios Bancarios y similares)                                               50,00 €  
572 (Bancos)                                 50,00 €

  • Cuenta 626: Refleja el gasto por la comisión bancaria.
  • Cuenta 572: Se reduce el saldo en la cuenta bancaria para reflejar la salida de efectivo por la comisión.

Resultado de la conciliación:

Después de registrar la comisión bancaria en los libros, el saldo contable ahora es 10.000€, lo que coincide con el saldo del extracto bancario al 31 de agosto.

Cómo ayudan los programas de contabilidad en la conciliación bancaria

Los programas de contabilidad automatizan muchos aspectos del proceso de conciliación bancaria, lo que facilita enormemente la tarea para las empresas. A continuación, se detallan algunas de las funcionalidades más útiles:

  1. Importación automática de extractos bancarios:

    • Muchos programas contables permiten importar extractos bancarios directamente desde el banco. Esto elimina la necesidad de introducir manualmente cada transacción, lo que ahorra tiempo y reduce los errores humanos.
  2. Conciliación automática de transacciones:

    • Los programas de contabilidad pueden comparar automáticamente las transacciones del extracto bancario con las transacciones registradas en los libros contables, identificando rápidamente aquellas que coinciden y marcándolas como conciliadas.
  3. Identificación de discrepancias:

    • Cuando se detectan discrepancias (como comisiones bancarias no registradas, depósitos en tránsito o errores), los programas suelen ofrecer una alerta o sugerencia para que el usuario pueda revisarlas y realizar los ajustes necesarios.
  4. Generación automática de asientos de ajuste:

    • Una vez que se detectan las diferencias, el software puede generar automáticamente los asientos contables necesarios para corregir las discrepancias, como en el caso de las comisiones o intereses bancarios.

Ejemplo con software contable:

Al utilizar un programa contable, las transacciones del extracto bancario se pueden cargar automáticamente y comparar con los registros internos. Si, por ejemplo, la comisión bancaria de 50€ no está registrada, el programa destacará esta discrepancia y sugerirá un asiento de ajuste. El usuario solo necesitaría aprobar la sugerencia, y el software realizará el ajuste correspondiente.

Auditorías después del proceso de conciliación bancaria

Una vez que se ha completado el proceso de conciliación bancaria, es esencial realizar una serie de verificaciones y auditorías para garantizar que todo el proceso se ha ejecutado correctamente. Estas auditorías ayudan a detectar posibles errores o fraudes que podrían haber pasado inadvertidos durante la conciliación.

Pasos de auditoría tras la conciliación bancaria:

  1. Revisión de los ajustes manuales:

    • Es importante revisar todos los ajustes manuales que se hayan realizado durante la conciliación (como la comisión bancaria, los cheques pendientes de cobro, los depósitos en tránsito, etc.). Se debe verificar que estos ajustes se han registrado correctamente y tienen la documentación adecuada.
  2. Verificación del saldo final:

    • Comprobar que el saldo ajustado en los libros de contabilidad coincide exactamente con el saldo del extracto bancario. Cualquier diferencia que persista debe estar claramente explicada y documentada.
  3. Revisión de transacciones pendientes:

    • Algunas transacciones, como cheques emitidos pero no cobrados o depósitos en tránsito, pueden generar discrepancias temporales. Estas deben ser revisadas para asegurarse de que se registraron correctamente y serán conciliadas en el siguiente período.
  4. Revisión de los documentos de respaldo:

    • Asegurarse de que cada transacción registrada en los libros contables tenga su documento de respaldo correspondiente (facturas, recibos, comprobantes bancarios, etc.). Esto ayuda a prevenir fraudes o errores.

Detección de incidencias y errores:

Las auditorías post-conciliación también sirven para detectar posibles errores o incidencias en los registros:

  1. Errores en la entrada de datos:

    • Es común encontrar errores en la entrada manual de datos, como duplicar una transacción o introducir incorrectamente un importe. Estos errores deben ser corregidos inmediatamente.
  2. Movimientos bancarios no reconocidos:

    • Si el extracto bancario muestra transacciones que no han sido registradas en los libros, podría ser señal de errores en la contabilidad o incluso posibles fraudes. Es importante investigar a fondo cualquier transacción no reconocida.

En conclusión, el proceso de conciliación bancaria es una tarea fundamental para asegurar la precisión en los registros contables de una empresa. Con el apoyo de programas de contabilidad y la implementación de auditorías post-conciliación, es posible garantizar que el saldo contable refleje fielmente la situación financiera de la empresa.

 

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