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Curso Práctico de Contabilidad

Tema 1 - Introducción

Apartados:

Introducción

Quienes están obligados a llevar el Plan General Contable

Tipos de contabilidades

Tipos de operaciones a contabilizar

Proceso Contable

Actores implicados en el proceso

Actividades involucradas en el proceso contable

Recogida de los documentos contables a ser reflejados en la contabilidad

Periodicidad de la recogida de la documentación

Contabilización de eventos económicos de la empresa con el programa de Contabilidad

Auditoría interna

Reporting de la contabilidad financiera a las diferentes áreas de la empresa

Liquidación de Impuestos.

Razón por la que un administrador o gerentes deben tener conocimientos de contabilidad

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 Introducción

El objetivo de este curso es documentar todo el proceso de contabilidad, con el fin, de definir todas las entradas, tareas a realizar, y salidas a generar, con el propósito de cumplir las obligaciones fiscales de la administración tributaria española, y tener toda la información contable, para que la dirección de la empresa pueda hacer el seguimiento de la marcha de la sociedad.

El concepto de contabilidad, se resume en la necesidad de medir y dar control económico a toda empresa.

El proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de informes contables las operaciones económicas de una empresa. Dicho proceso es esencial para toda empresa, dado que gracias a este proceso podrá ver sus ingresos, gastos, inversiones, y así poder realizar proyecciones, o análisis, y control de sus operaciones, deudas con clientes o proveedores, rentabilidad, etc.

Por tanto, una de las tareas más importantes que debe hacer la administración de una empresa es llevar al día la contabilidad. La contabilidad a través del registro y control de todos los movimientos económicos que ha realizado la empresa durante un periodo concreto, por lo que resulta imprescindible para conocer el estado del negocio además de obligatorio para poder informar y presentar los libros contables ante las autoridades tributarias.

El llevar la contabilidad de una empresas sirve como mínimo para:

Conocer el Estado del Negocio

Llevar al día la contabilidad del negocio es una tarea imprescindible para todas las empresas. Más allá de las obligaciones fiscales y contables que deben cumplir, llevar al día el registro de las cuentas de la empresa permite tener visibilidad en todo momento de la situación del estado del negocio.

Centralizar los movimientos de la empresa en un mismo espacio y contar con información actualizada en tiempo real permite a la empresa mejorar la toma de decisiones así como actuar de forma inmediata.

Además, los accionistas, socios e inversores de la empresa son los principales interesados en la contabilidad del negocio. Conocer el equilibrio financiero del negocio y la estabilidad de la misma es crucial para ellos.

También los bancos, u otras organizaciones que estén interesadas en invertir en la empresa, darnos un préstamo o la compra de la misma también nos van a demandar informes contables de la empresa para poder conocer el estado del negocio con el fin último de comprar más acciones de la empresa o invertir más dinero en ella.

Presentar impuestos

La Agencia Tributaria exige, de forma trimestral, que la empresa presente los modelos tributarios obligatorios, como el modelo 303/420 de IVA/IGIC, el modelo 111 de IRPF o el modelo 115 de alquileres. Además, de forma anual también demanda que se presenten los modelos tributarios anuales, como el 180, el 190, el 347/415 o el 390/420, modelo 200 para conocer cómo le ha ido a la empresa el año previo y cuál es la situación del negocio.

Todos y cada uno de ellos se deben entregar en los plazos fijados por la Agencia Tributaria y sin ningún error. En el caso que se entreguen más tarde de lo debido o con algún error en el modelo tributario, la empresa recibiría una sanción de la Agencia Tributaria.

Presentar los libros contables

La presentación de los libros contables es obligatorio para todas las empresas. De forma anual, se debe informar al Estado de los movimientos o transacciones que se han producido dentro de la empresa durante el año contable,  legalízalos y depositarlos en el registro mercantil.

Quienes están obligados a llevar el Plan General Contable

Para ver más detalles sobre este apartado ir a este enlace Contabilidad para autónomos / profesionales y Sociedades Mercantiles

Tipos de contabilidades

Vamos a hacer dos clasificaciones distintas, en función del fin que se quiere conseguir en la contabilidad o de la actividad económica

Por el fin que se quiere conseguir

 Contabilidad Financiera

Nace de la necesidad de presentar estados contables a terceros, como podrían ser dirección de la empresa, inversores, accionistas u organismos públicos, liquidar impuestos. También surge la necesidad de que la información presentada sea homogénea y estandarizada. Por ello este tipo de contabilidad se centra en la elaboración de Estados Contables para terceros, y no tanto para la gestión empresarial.
En resumen, la contabilidad financiera permite a personas ajenas a la empresa obtener los siguientes datos: liquidez, solvencia, solidez, ciclo de caja, CashFlow, rentabilidad económica, rentabilidad financiera y apalancamiento. Para conocer más ratios sobre la viabilidad de la empresa ver este artículo Cómo calcular la rentabilidad de una empresa - Performance / Viabilidad Empresa.

 Contabilidad Analítica

Este tipo de contabilidad se genera partiendo de la existencia de la Contabilidad Financiera, dado que consiste en registrar información más detallada al realizar cada asiento contable, y que permite, analizar y obtener información más detallada, y desde otros tipos de variables.

La definición clásica de la contabilidad analítica, también conocida como contabilidad de costes. Se trata de un conjunto de técnicas que sirven para estudiar la forma en la que se distribuyen los costes e ingresos de una empresa para generar información de uso interno y tomar mejores decisiones empresariales.

Para entendernos mejor, también se puede decir, que es una rama de la contabilidad que distribuye los gastos e ingresos de cada línea de negocio, producto, departamento, cliente… para calcular resultados por separado.

Llevar una contabilidad analítica no es obligatorio, pero muchas empresas lo hacen ya que es un buena herramienta para el control del negocio sin que requiera mucho esfuerzo.

 

Por actividad económica

Cada actividad económica tiene una problemática distinta, que necesita personalizar a su entorno de negocio. Ejemplo de tipos de contabilidad serían:

Contabilidad industrial: Se dirige a las necesidades contables de empresas manufactureras y del ámbito de la industria. Por ejemplo, una empresa que fabrica Coches.

Contabilidad de servicios: Esta modalidad es frecuente para compañías del sector servicios que ofrecen en el mercado bienes intangibles satisfaciendo determinadas necesidades de los consumidores. Por ejemplo, una de Consultoría Tecnológica a empresas.

Contabilidad comercial: Se enfoca en el día a día de la empresa, con sus entradas y salidas de dinero y el análisis de las actividades comerciales de compra y venta en que pueda verse inmersa. Por ejemplo, una empresa que se dedica a importar productos del extranjero y distribuirlos en sus tiendas.

Contabilidad agrícola: Está especializada en todo el sector de la agricultura. Sería el caso de una empresa que plantación de Platanos.

Contabilidad petrolera: Al tratarse de empresas tan especiales, tratan de manera concreta los bienes con los que trabajan. Una empresa que procesa petróleo para la extracción de derivados.

Contabilidad bancaria: El balance de un banco o entidad financieras, no es nada fácil de interpretar. Una de las causas es que dada su complejidad, tiene un tratamiento especial.

Contabilidad Organizaciones Sin Ánimo de Lucro: Este tipo de organizaciones tiene un contexto muy especial, recibir donaciones, prestar servicios a título gratuito, no buscan una rentabilidad del negocio, sino un fin marcado en los estatutos de la organización..

Tipos de operaciones a contabilizar

El proceso contable debe introducir la totalidad de las operaciones económicas hechas por la empresa. Las operaciones que se tienen que tener en cuenta son:

 Operaciones Rutinarias

Aquellas que se presentan de manera frecuente y constante en las actividades de la empresa. Estas a su vez se dividen en:

Básicas: son aquellas que sirven para la obtención de bienes o servicios de la empresa. Generalmente se engloban en ellas a los clientes externos, por ejemplo compras de productos o servicios.

 De apoyo: sirven como soporte para la prestación de las operaciones básicas. Aquí se encuentran los clientes internos, por ejemplo las nóminas que se pagan a los empleados.

 Operaciones No Rutinarias

Son aquellas que no ocurren permanentemente en una organización. En esta grupo se encuentran este tipo de operaciones:

Inversiones. Por ejemplo la compra de un inmueble por parte de la empresa.

Aportación de capital por los socios. Por ejemplo, aportación de dinero por parte de los accionistas para poder tener la empresa dinero suficiente para compra un inmueble.

Reparto del beneficio entre los accionistas. Por ejemplo, una vez finalizado el ejercicio, los socios deciden repartir parte o todo el beneficios que ha generado la empresa.

Proceso Contable

Como hemos comentado anteriormente, el propósito de la contabilidad es registrar todas las operaciones económicas de la empresa.

Actores implicados en el proceso

Los actores que deben de estar implicados en el proceso para poder llevar este a cumplir su objetivo son:

Director de la empresa. El cual tiene que dar los recursos necesarios para que puedan ser realizados, y hacer el seguimiento y control de los ratios que se pueden obtener de la consolidación de la información contable registrada.

Departamento de Administración. Tiene la responsabilidad de llevar las acciones oportunas para registrar todas la operaciones económicas de la empresa, encargándose de recopilar todas las facturas de compras, ventas, inversiones, nominas, etc, así como el seguimiento del pago o cobro de las mismas, con las implicaciones que tiene en las cuentas bancarias de la empresa, y ver que toda la información es coherente y coincide, por ejemplo para una misma fecha el saldo de una cuenta bancaria concreta, tendrá que coincidir con el saldo contable de la cuenta contable que la identifica y replica. También deberá de hacer la supervisión de que no existen incoherencias en la información, por ejemplo clientes que no pagan sus facturas impagadas, o proveedores que les pagamos más que el importe de sus facturas, y ante estas señales, comprobar si es un error al hacer la contabilidad, o existes realmente estos desfases, debiendo informar al área responsable para que tome las medidas para subsanar esas deudas o pagos excesivos. Por ultimo, deberá de suministrar la información que se le requiera por parte de otras áreas de la empresa, o extraer la información necesaria para cumplir con las obligaciones fiscales y liquidar los impuestos que apliquen.

Auditoria. La auditoría contable es uno de los procesos internos más importantes en una empresa, pues revisa las cuentas anuales de la empresa. El fin es asegurar que la imagen contable de la organización es real con la situación de la empresa. Las auditorías, ayudan a detectar fallos, a promover mejoras y a conocer el verdadero estado de la empresa. Para ver con más detalle este apartado, ver este enlace Qué es una auditoría contable.

Actividades involucradas en el proceso contable

Recogida de los documentos contables a ser reflejados en la contabilidad

Normalmente, el departamento de administración deberá de obtener todas las facturas, nóminas, movimientos de cuentas bancarias, movimientos de la caja en efectivo, asociadas a todo ingreso o gastos de la empresa, comprobar que las facturas cumplen los requisitos necesarios para que puedan ser contabilizadas, por ejemplo las facturas tienen que estar a nombre de la sociedad a la que se lleva la contabilidad, procurar que no entregen tickets y conseguir la factura legal, otros documentos como escrituras de aportación de capital de los socios, o actas de reparto de dividendos.

Tiene que ser un objetivo el manejar toda documentación, en formato digital, aquellas facturas o documentos contables que no están en formato digital (pdf), se escanearán, y se intentará nombrar de la forma que permita identificar el contenido (ejemplo Empresa_fechafactura, para una factura de telefonía móvil Vodafone_Enero), con el fin que el acceso a la documentación sea lo más ágil posible. No obstante, deberá de existir un procedimiento estricto de guardar toda la documentación en papel, de forma, que si en algún momento se requiera la copia en papel, pueda ser recuperado, por ejemplo aportar ante una demanda en el juzgado, o un proceso de comprobación de la agencia tributaria.

Periodicidad de la recogida de la documentación

Se recomienda que esta labor sea ejercitada de forma diaria, con el fin, de llevarla al día, y que sea lo más llevadera posible, y evitar los agobios que implican dejar estas tareas al final del periodo en el que hay que liquidar los impuestos a las administraciones públicas. No obstante, si el volumen no es muy alto, se debería de hacer de forma mensual.

En el caso de estar obligado (por ser gran empresa) o se solicite de forma voluntaria estar en el Sistema de Suministro de Información (SII) de IVA/IGIC de la Agencia Tributaria por querer acogerse al mecanismo de devolución mensual del IVI/IGIC, se deberá de llevar la información de forma diaria, dado que en un plazo mínimo de 4 días, hay que enviar a la Agencia Tributaria de forma telemática los libros de Facturas recibidas, emitidas, libros de inversión y determinas operaciones intracomunitarias. Para ver más detalle de este sistema, ir a este enlace Sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA (SII)

Contabilización de eventos económicos de la empresa con el programa de Contabilidad

A esta alturas de la implantación de la informática en las empresas es impensable, que para llevar a cabo la contabilidad se haga a mano y utilizando papel, pero antes de la llegada de los sistemas informáticos a la gestión de las empresas, se hacía de esta forma.

Actualmente, existen programa informáticos, por ejemplo ContaSol, Contaplus, SAP, etc, que permiten hacer todo el proceso de registro de los hechos económicos a través de estos programas informáticos, así como poder obtener los informes necesarios para conocer el estado de cualquier aspecto contable de la empresa.

Las ventajas de utilizar estos programas informáticos son:

  • Ahorro de costes. Aunque la contabilidad en papel es más barata incialmente, la contabilidad digital permite obtener tantas ventajas que a largo plazo compensa la inversión inicial, ya que permite ahorrar mucho tiempo, tiene mayor seguridad y rapidez en la realización de los cálculos.

  • Fácil almacenamiento de la información. El soporte digital permite almacenar gran cantidad de información sin que ocupe espacio físico, de forma que, además, se pueda recuperar información de forma sencilla, podemos almacenar información antigua por si fuera necesario recuperarla

  • Mayor seguridad en la información. La información digital permite realizar copias de seguridad por lo que en el caso en que suceda algo, no se perderá la contabilidad y se podrá recuperar toda la información.

  • Facilita las auditorías. La información se encuentra siempre actualizada y permite realizar las auditorías tanto externas como internas de forma mucho más sencilla. Esto permite ahorrar tiempo y dinero también, ya que las auditorías se realizarán en un plazo inferior de tiempo que si la contabilidad estuviera en papel.

  • Mejora el proceso de presentación de impuestos. En relación al apartado anterior, debemos considerar que la contabilidad digital permite mejorar y facilitar el proceso de presentación de los impuestos, ya que se puede gestionar la información y enviarla a la administración a través de internet.

La desventaja que podría tener la contabilidad digital es la pérdida de información si se bloquea el sistema o si se corta el suministro de luz, pero las tecnologías actuales permiten suprimir estos riesgos o minimizarlos, de forma que no se pierda información.

Auditoría interna

 El auditor interno se encargará una vez que reciba la notificación del Dpto de Administración que se ha contabilizado todos los eventos económicos de un período de tiempo, de comprobar de forma aleatoria, que las facturas se encuentran contabilizadas de forma correcta, y cuando finalicen los período de liquidación de impuestos que estos son calculados de forma correcta.

Otras responsabilidad del Auditor interno es detectar y formar al personal interno de la empresa de los proceso que consideré que se deben de implantar a fin de mejorar la precisión y fiabilidad de la contabilidad.

Liquidación de Impuestos.

Durante ciertos periodos del año, las empresas tienes que presentar liquidaciones de impuestos, por lo que la empresa tiene que tener todo preparado para cumplir con sus obligaciones fiscales en tiempo, forma y precisión.

Los principales impuestos o liquidaciones que tiene que presentar una empresa son:

  • Liquidación trimestral de IVA/IGIC y de las retenciones y pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades, operaciones intracomunitarias, aunque ciertas empresas las liquidaciones las tienen que presentar con una periodicidad mensual.

  • Liquidación anual del Impuesto de Sociedades.

  • Declaraciones Anuales IVA/IGIC, retenciones, Operaciones con terceros, etc.

Reporting de la contabilidad financiera a las diferentes áreas de la empresa.

Como se sabe, el propósito de la contabilidad es proveer información para la adopción de decisiones acerca del proceso consecución de un beneficio económico en el desarrollo de su actividad. La importancia de la información contable se determina por la forma en que satisface las necesidades de información de quienes la emplean. Dicha información describe las consecuencias económicas del proceso desarrollado a través de nuestra actividad económica. Se encarga de medir los recursos financieros empleados para adquirir otros recursos, la conversión en bienes y/o servicios, y el precio de venta a los clientes.

Razón por la que un administrador y gerentes deben tener conocimientos de contabilidad.

 La contabilidad es la eterna tarea pendiente de muchos administradores y gerentes de empresas, lo cual tiene su explicación en el ciclo de vida de la empresa, ya que durante las fases de nacimiento y crecimiento los esfuerzos se suelen centrar en la actividad comercial.

La principal razón por la que un administrador debe tener conocimientos de contabilidad es las siguientes:

El administrador debe saber qué es lo que está firmando, y si no tiene conocimientos de contabilidad difícilmente entenderá las cuentas anuales que está firmando y de las cuales se responsabiliza.

Los administradores tienen pues responsabilidad frente a socios y terceros, del daño que pudieran causar con sus actos y omisiones contarios a la ley, de manera que si las cuentas anuales, que firman, no se han realizado aplicando los criterios y las normas de contabilidad recogidas en el Plan General Contable, sobre ellos recaerá la responsabilidad.

El administrador debe extraer información de los estados contables para la toma de decisiones, ya que de lo contrario será como dirigir a ciegas el negocio. Un eslogan de neumáticos de la marca Pirelli, decía: «La potencia sin control no sirve de nada».

Y es que toda la potencia de una organización se puede diluir si la administración de una empresa es deficiente y su contabilidad no refleja la imagen fiel de la sociedad, de manera que los administradores puedan diagnosticar los problemas y anticiparse a estos.

Si el administrador no tiene unos mínimos conocimientos de contabilidad difícilmente sabrá si los trabajadores que llevan a cabo las tareas contables en su empresa o la asesoría que elabora la contabilidad realizan su trabajo diligentemente.

Enlaces relacionados:

Tema 2

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