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Curso Práctico de Contabilidad

Tema 5.  Proceso Contable Detallado

Apartados:

Introducción

Fases del ciclo contable

Inventario inicial

Asiento de Apertura

Registro de asientos de gestión diarios en el Libro Diario

Balance de Sumas y Saldos (Balance de Comprobación)

Regularización (Actividades de la Fase de Cierre)

1 .- Balance general de sumas y saldos

2.- Inventario final

2.1.- Asientos de ajuste y regularización

2.2.- La regularización de existencias

2.3.- Asiento de calculo del impuesto de sociedades

2.4.- Asiento de regularización de pérdidas y ganancias

3.- Elaboración de las cuentas anuales

4.- Asiento de cierre

Video práctico ejemplo de todas las fases del proceso contable

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Introducción

En este tema vamos a ver, todo el proceso contable.

El proceso Contable es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada ejercico contable, que suele ser desde el 01/01/20XX hasta el 31/12/20XX, durante la vida de la empresa.

Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, los estados financieros (cuentas anuales), la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste y regularización (calculo del beneficio), su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el cierre del ejercicio.

Con el uso de la contabilidad informatizada, nos limitamos a registrar todas las transacciones asociadas a los hechos económicos que cronológicamente acontecen en la empresa, y el programa de contabilidad, se encarga de forma automática, de la elaboración del libro mayor, balance de comprobación, balance de situación, cuenta de perdidas y ganancias, asiento de regularización y cierre del ejercicio. Pero está bien saber en qué consiste para saber qué hace el programa, por si algún día, hay que hacerlas a mano por si hay un fallo, y comprobar donde está el fallo.

De forma gráfica este ciclo se representa así:

Ciclo Contable

Fases del ciclo contable

De forma gráfica, se representaría así:

 

Fases Ciclo Contable

Inventario inicial

Es como si tuviésemos que poner en marcha o al día una contabilidad, sería necesario realizar un inventario (relación detallada de los bienes, derechos y obligaciones) a partir de cuyos datos se procederá a abrir las cuentas que representan dicho patrimonio. Normalmente, este inventario inicial, suele ser el Balance de Cierre del ejercicio anterior.

Asiento de Apertura

Tomando los datos del inventario inicial, el asiento de apertura en el libro diario, consistirá en hacer un cargo (apunte en debe) de las cuentas de activo que hay en el inventario inicial, y un abono (apunte en el haber) de las de pasivo y patrimonio neto, que tenemos en el inventario inicial.

Modelo asiento de apertura

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
Primer asiento del Ejercicio 01/01/20XX Grupos 1 a 5 Todas las cuentas ACTIVOS Asiento de apertura xxx €  
Primer asiento del Ejercicio 01/01/20XX Grupos 1 a 5 Todas las cuentas PASIVOS Asiento de apertura   xxx €

El asiento de apertura sólo aparecen cuentas de los grupos 1 a 5 (Activas y Pasivas) del Plan general Contable.

Registro de asientos de gestión diarios en el Libro Diario

El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Aunque el Código no diga nada del Libro Mayor, sabemos que, por necesidad de información, todos los asientos del diario se pasarán también al Libro Mayor, aunque lo hace de forma automática el programa informático de contabilidad.

Balance de Sumas y Saldos (Balance de Comprobación)

Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. No obstante, podremos hacer tantos balances como nos sean necesarios para conocer la evolución de la empresa.

Balance sumas y saldos

Para que el Balance esté correcto deben coincidir:

SUMAS DEL DEBE periodo = SUMAS DEL HABER periodo

Y también:

SALDOS DEUDORES desde inicio = SALDOS ACREEDORES desde inicio

La principal diferencia entre un Balance de Situación (cuenta anual) y un balance de sumas y saldos se plasma en que, en el Balance de Situación sólo aparecen cuentas de activo y cuentas de pasivo y en el balance de sumas y saldos aparecen todas las cuentas que en ese momento estemos utilizando en nuestra contabilidad, es decir, de activo, de pasivo, gastos e ingresos.

Regularización

Después de registrar la última operación de gestión del año, el Departamento Contable, procederá a efectuar las operaciones de cierre, las cuales tienen como finalidad fundamental presentar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados; es decir informar sobre los tres objetivos fundamentales que le hemos asignado a la contabilidad:

  • Situación económico‑financiera de la empresa.

  • Resultado del ejercicio económico.

  • Causas que han originado el resultado.


Podemos desglosar la fase de cierre de la contabilidad de una empresa en varias actividades:

ACTIVIDADES DE LA FASE DE CIERRE

1 .- BALANCE GENERAL DE SUMAS Y SALDOS

En primer lugar realizaremos un Balance General de Sumas y Saldos, como el que hemos estudiado anteriormente en este tema.

Es el Balance de Comprobación que deberá redactarse al menos trimestralmente. Si estamos a 31 de diciembre, es decir, a final de trimestre su redacción será obligatoria.

2.- INVENTARIO FINAL:

En segundo lugar realizaremos un inventario final.

Este inventario nos permitirá conocer la situación real de cada elemento patrimonial, ya que ha podido haber bajas que no se han registrado contablemente y que no se descubrirán hasta inventariar los bienes.

2.1.- ASIENTOS DE AJUSTE Y REGULARIZACIÓN

Es quizás la operación más delicada y compleja de la contabilidad.

Podemos distinguir dos clases de asientos de ajuste:

Por una parte, al comparar los datos inventariados con los saldos contables, habrá casos en que no coincidan. Por ejemplo, puede pasar que la cuenta de caja no coincida con el arqueo o recuento físico del dinero existente en Caja.

En estos casos habrá que realizar un asiento que rectifique el saldo contable ajustándolo a la cantidad real de dinero existente (normalmente deberán de ser pequeños desajustes en la caja de la empresa, dado que de ser muy grandes nos podríamos encontrar con un fraude, o robo).

Por otra parte habrá saldos contables que exigirán una corrección valorativa por la aplicación de las normas de valoración que exige el Plan General contable y de la legislación vigente. Por ejemplo unas acciones que en la fecha de cierre de la contabilidad tienen una cotización en el mercado de valores muy inferior a la que tenían cuando se compraron. Esta situación requerirá un asiento para ajustar la valoración contable a la cotización real del mercado. Tendremos que aplicar a nuestros inmovilizados la amortización correspondiente para que reflejen el verdadero valor después de los años de uso, etc.

2.2.- LA REGULARIZACIÓN DE EXISTENCIAS

En este aspecto el plan general contable utiliza la cuenta (610) VARIACIÓN DE EXISTENCIAS DE MERCADERÍAS para adaptar el saldo real de existencias finales en almacén.

Esto se consigue con el siguiente doble asiento:

Con este asiento  que se indica a continuación, se anularán las existencias que poseía la empresa el 1 de enero.

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x 31/12/20XX 610 Variación de existencias Regularización existencias iniciales xxx €  
x 31/12/20XX 300 Mercaderías Regularización existencias iniciales   xxx

Con el asiento que se indica a continuación, contabilizaremos las verdaderas existencias existentes en la empresa una vez contadas físicamente y valoradas convenientemente, por alguno de los criterios permitidos por la Ley del Plan General Contable 2008 (precio medio ponderado o F.I.F.O.).

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
x 31/12/20XX 300 Mercaderías Regularización existencias finales xxx €  
x 31/12/20XX 610 Variación de existencias Regularización existencias finales   xxx €

Una vez pasados estos dos asientos al Libro Mayor conseguiremos que el saldo de la cuenta de Mercaderías refleje la verdadera valoración de las existencias de la empresa y la cuenta de Variación de existencias (610) represente el gasto o el ingreso producido por dicha variación. Esta variación de existencias, por lo tanto, afectará a la cuenta de Pérdidas y Ganancias de la empresa y en consecuencia al resultado del ejercicio contable.

2.3.- ASIENTO DE CALCULO DEL IMPUESTO DE SOCIEDADES

Si se trata de una sociedad, deberemos realizar previamente a la regularización el cálculo del impuesto sobre los beneficios para cargarlo a la cuenta (6300). IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES, la cual deberá ir incluida entre las que se cargan en Pérdidas y Ganancias como un gasto más del ejercicio.

Un ejemplo de asiento en el caso de haber beneficio, sería

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
Antepenúltimo del año 31/12/20XX 630 Impt. Sociedades   xxx €  
Antepenúltimo del año 31/12/20XX 473 H.P. Retenciones y pagos a cuenta     xxx €
Antepenúltimo del año 31/12/20XX 4752 H.P. Acreedora por Impt. Sociedades     xxx €

 

2.4.- ASIENTO DE REGULARIZACIÓN DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS

Uno de los objetivos de la contabilidad es informar sobre las causas que han originado los gastos y los ingresos.

Esta información se hará realidad con una simple transcripción a un asiento de los saldos que tengan en ese momento las cuentas de los grupos 6 Y 7, es decir, de los grupos de gastos e ingresos.

Todos los saldos de estas cuentas se pasan a la cuenta (129) RESULTADO DEL EJERCICIO, después de cuya operación todas ellas quedaran saldadas y cerradas.

El asiento que realizaremos en el Libro Diario será:

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
Penúltimo del año 31/12/20XX 7XX Todas las cuentas de Ingresos Regularización pérdidas y ganancias xxx €  
    129 Resultado del ejercicio (si hay Pérdidas) Regularización pérdidas y ganancias xxx €  
    6XX Todas las cuentas de gastos Regularización pérdidas y ganancias   xxx €
    129 Resultado del ejercicio (si hay beneficios) Regularización pérdidas y ganancias   xxx €

La cuenta 129. Resultado del Ejercicio reflejará el resumen de ingresos y gastos en forma de beneficio o pérdida en el ciclo contable y las cuentas de los grupos 6 y 7 quedarán saldadas y no se abrirán hasta el próximo ejercicio contable.

El saldo de la cuenta 129. RESULTADO DEL EJERCICIO después del asiento de regularización anterior, podrá ser deudor (si hay pérdida) o acreedor (en caso de beneficio).

3.- ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES

La tercera fase del cierre del ejercicio consistirá en la formulación de las cuentas anuales, que comprenderán:

4.- ASIENTO DE CIERRE

En el momento de efectuar el asiento de cierre (último del ciclo contable), todas las cuentas de los grupos 6 Y 7 estarán saldadas desde que se efectuó el asiento de regularización de las mismas (penúltimo del ciclo).

Por lo tanto, en el momento de efectuar el cierre sólo las cuentas de balance (grupos 1 a 5) podrán tener saldo; por ello, antes de cerrarlas habrá que saldarlas mediante un cargo en las que tengan saldo acreedor y un abono en las que tengan saldo deudor.

Al pasar dicho asiento al Libro Mayor, todas las cuentas quedarán saldadas y, por lo tanto, podrán cerrarse.

FECHA CUENTA CONCEPTO IMPORTES
CÓDIGO TÍTULO DEBE HABER
Último asiento del año 31/12/20XX Grupos 1 a 5 Todas las cuentas PASIVOS Asiento de Cierre xxx €  
Último asiento del año 31/12/20XX 129 Resultado del ejercicio (si hay Beneficios) Asiento de Cierre xxx €  
Último asiento del año 31/12/20XX Grupos 1 a 5 Todas las cuentas ACTIVOS Asiento de Cierre   xxx €
Último asiento del año 31/12/20XX 129 Resultado del ejercicio (si hay Pérdidas) Asiento de Cierre   xxx €

Una vez cerrada la contabilidad solamente faltarán los trámites burocráticos que la legislación exige (legalización de libros, presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, liquidación del impuesto de sociedades).

Video práctico ejemplo de todas las fases del proceso contable

Ha continuación se da un enlace para un video MUY BUENO Youtube, donde se explica muy intuitivamente todo los pasos del proceso contable (enlace al archivo de video directamente en grupobelma.es)

 

Enlaces relacionados:

Tema 2

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