Operar a través de una sociedad sin residir en España: Oficina de Representación, Filial o Sucursal
Actualizado: 24/09/2018
Fecha: 04/08/2014
En este artículo expone tres formas de hacer negocios en España, como son la Filia, Sucursal y Oficina de Representación. Las principales formas jurídicas que existes son:
- Sociedad Limitada
- Sociedad Anónima
- Sucursal
- Oficina de Representación, y
- Filial
Por nuestra Asesoría Virtual le podemos dar el asesoramiento necesario para tomar la mejor decisión, y hacer los tramites necesarios con Hacienda, Seguridad Social y otros organismos, para iniciar su actividad empresarial.
Filial
En primer lugar, nos encontramos con la figura de la filial, término utilizado para toda aquella entidad controlada directa o indirectamente por una empresa matriz, que mantiene en la primera un porcentaje de acciones/participaciones por encima del 50% de los derechos de voto de esta. Entre los rasgos diferenciales más destacables, la filial:
1. Tiene personalidad jurídica
propia, independiente de la empresa matriz.
2. Tiene capital social propio, independiente de la empresa
matriz.
3. Responde de sus propias obligaciones y deudas, sin
afectar al patrimonio de la matriz (al menos no
directamente).
4. Cuenta con un órgano de administración propio.
A efectos de su creación, las filiales son sociedades al
uso, y por ello su constitución sigue los mismos trámites
que cualquier otra sociedad
Sucursal
En segundo lugar, está la sucursal, que es todo establecimiento secundario de una empresa, dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz. Si bien en sus relaciones con terceros funciona como una empresa propia, la sucursal tiene un carácter de “rama” de la empresa creadora, subordinada a esta y con su mismo objeto o parte de este, por lo que:
1. No tiene personalidad jurídica
propia independiente de la empresa matriz, si bien deben
inscribirse en el Registro Mercantil pertinente con efectos
declarativos.
2. No tiene capital social propio independiente de la
empresa matriz, si bien sí se le debe asignar un capital
separado, que no está sujeto a ningún requisito sobre
cuantía mínima.
3. Responde de sus obligaciones y deudas con el patrimonio
de la empresa creadora.
4. No cuenta con un órgano de administración propio, si bien
debe tener un representante legal facultado para administrar
los asuntos de la sucursal.
Los órganos de administración de la sociedad extranjera deben adoptar un acuerdo mediante el cual aprueban la creación de la Sucursal en España, y, al mismo tiempo, designar un representante legal que deberá ser residente legal en España.
Este acuerdo de creación de la Sucursal y el nombramiento del representante legal, así como los estatutos de la compañía extranjera deben ser legalizados y traducidos por un traductor jurado.
Se deberá presentar el acuerdo de creación de la sucursal y solicitud al Consulado español donde resida la matriz de la sucursal, y la correspondiente certificación en la que se ponga de manifiesto que la sociedad matriz está constituida conforme a las leyes de su país.
En caso que se decida que la Sucursal contará con una dotación económica, se deberá ingresar en cualquier banco español el capital social acordado por la matriz.
El representante legal podrá entonces firmar la escritura pública de constitución ante el notario español, para lo que precisará:
- El acuerdo de creación de la sucursal
- Certificación consular.
- Los Estatutos.
- El certificado de ingreso de capital social.
- El Poder de representación legal.
- DNI /NIE del representante legal.
- Certificación negativa de la denominación social.
Una vez elevada a público la escritura de constitución, el representante legal puede solicitar el NIF de la sucursal ante la Agencia Tributaria, aportando:
- Declaración censal (Modelo 036) firmado por la persona
apoderada por la matriz.
- DNI/NIE del Apoderado.
- Escritura de Constitución.
La asignación de un NIF provisional por parte de la Agencia Tributaria es inmediata.
Posteriormente se presentará la Escritura de Constitución en la Dirección General de Tributos de la Comunidad Autónoma donde tenga el domicilio social la Sucursal, para liquidar el impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentales, siendo la cuantía del 1 % del capital social de la Sucursal.
Por último, se debe proceder con la inscripción de la escritura de constitución de la sucursal en el Registro Mercantil provincial y, una vez inscrita, solicitar la Tarjeta definitiva del NIF, en la cual constará el nombre de la sucursal sin la mención "en constitución" tras la denominación social. El CIF definitivo se solicita ante la Agencia Tributaria mediante la presentación de un Modelo 036.
Fiscalidad de las sucursales
La tributación de los contribuyentes no residentes que operan en España mediante Establecimiento Permanente (EP) se describe a continuación:
La base imponible se determinará de acuerdo con las disposiciones del régimen general del Impuesto sobre Sociedades pudiendo compensar las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores y teniendo en cuenta las siguientes especialidades:
-
No son deducibles con carácter general, los pagos efectuados a la casa central en concepto de cánones, intereses, comisiones, servicios asistencia técnica o por el uso o la cesión de bienes o derechos.
-
La deducción de los gastos de dirección y generales de administración están condicionados al cumplimiento de una serie de requisitos.
-
Se aplicarán las normas de las operaciones vinculadas establecidas en la Ley del Impuesto sobre Sociedades a las operaciones realizadas con la casa central, con otro establecimiento permanente de la misma casa central o con otras personas o entidades vinculadas a la casa central o sus establecimientos permanentes, ya estén situados en territorio español o en el extranjero.
Los establecimientos permanentes están obligados a llevar contabilidad separada así como el cumplimiento de las demás obligaciones de índole contable, registral o formal a que están obligados los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades.
Consulta Vinculante a la DGT sobre este tipo de problemáticas: Número de Consulta -> V2545-12
Gastos estimados y rendimientos imputados por operaciones internas de un establecimiento permanente.
A partir de 1 de enero de 2015, en los casos en los que, por aplicación de lo dispuesto en un convenio para evitar la doble imposición internacional suscrito por España se permita, a efectos de determinar la renta de un establecimiento permanente situado en territorio español, la deducción de los gastos estimados por operaciones internas realizadas con su casa central o con alguno de sus establecimientos permanentes situados fuera del territorio español, se tendrá en cuenta lo siguiente:
-
No será aplicable la no deducibilidad, con carácter general, de los pagos que el EP efectúe a la casa central en concepto de cánones, intereses, comisiones, servicios de asistencia técnica y por el uso o cesión de bienes o derechos.
-
Los rendimientos imputados a la casa central o a alguno de los establecimientos permanentes situados fuera del territorio español que se correspondan con los citados gasto estimados se considerarán rentas obtenidas en territorio español, sin mediación de establecimiento permanente.
-
El impuesto correspondiente a los rendimientos imputados se devengará el 31 de diciembre de cada año.
-
El establecimiento permanente situado en territorio español estará obligado a practicar retención e ingreso a cuenta por los rendimientos imputados.
-
A las operaciones internas realizadas por un establecimiento permanente situado en territorio español con su casa central o con alguno de sus establecimientos permanentes situados fuera del territorio español, a los que resulte de aplicación esta disposición adicional, les será de aplicación lo previsto en el artículo 18 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Oficina de Representación
Por último, nos encontramos con la oficina de representación, similar en muchos aspectos a la sucursal, ya que también se trata de un establecimiento que forma parte de la empresa creadora. En cuanto a sus características, la oficina de representación:
1. No tiene personalidad jurídica
propia, independiente de la empresa matriz.
2. No tiene capital social propio, independiente de la
empresa matriz.
3. Responde de sus obligaciones y deudas con el patrimonio
de la empresa creadora.
4. No cuenta con un órgano de administración propio, si bien
debe tener un representante legal facultado para administrar
los asuntos de la oficina de representación.
La diferencia esencial con las sucursales radica en que, en principio, las actividades que las oficinas de representación llevan a cabo están limitadas, ya que no pueden ejercer labores económicas, sino tan sólo de coordinación, colaboración, etc. Puede decirse que la oficina de representación es una mera protectora de los intereses de la sociedad creadora, por lo que no tiene como razón principal la obtención de beneficios.
La compañía extranjera que pretenda establecer una oficina de representación en España debe designar a un Representante Fiscal en España.
Dicho representante fiscal podrá ser una persona física o una persona jurídica, en ambos casos con residencia legal en España.
El nombramiento del Representante Fiscal deber realizarse ante Notario. Si el Notario no es español dicho nombramiento deberá ser legalizado. A su vez, el propio Representante Fiscal deberá explícitamente aceptar el nombramiento. Una vez nombrado, el Representante Fiscal debe obtener un Número de Identificación Fiscal de la Oficina de Representación.
Para ello, este representante fiscal de la compañía extranjera deberá firmar la solicitud del impreso censal (modelo 036) y dicha solicitud deberá ser presentada, presencialmente, ante la oficina de la Agencia Tributaria, adjuntando:
- Declaración censal (Modelo 036)
firmado por el Representante Fiscal.
- Nombramiento del Representante Fiscal, debidamente
formalizado ante notario y legalizado.
- DNI/TIE/NIF del Representante Fiscal.
- Si en el Nombramiento del Representante Fiscal no se
acreditase la existencia de la persona jurídica extranjera,
Documento que acredite dicha existencia (en su caso,
legalizada y con traducción jurada al castellano). Este
documento puede ser la escritura de constitución en su país
y los estatutos de la Entidad inscritos en algún registro
oficial de su país o certificación de un notario o de una
autoridad fiscal que acredite la existencia de la sociedad.
La asignación del NIF por parte de la Agencia Tributaria es inmediata.
Una vez la Oficina de Representación está registrada ante la Agencia Tributaria ya puede operar.
El motivo de la asignación del NIF es a los solos efectos
de practicar las retenciones por IRPF de los sueldos de sus
trabajadores en España. También será necesario obtener un
número de cotización de la seguridad social para pagar los
seguros sociales de los trabajadores en nuestro país. Para
obtener los dos números referidos, recordamos que
deberá la empresa extranjera designar a un representante
fiscal en España.
La actividad desarrollada por la oficina de representación
no constituirá un establecimiento permanente a efectos del
IVA o del Impuesto sobre Sociedades, siempre que los
trabajadores en España desarrollen labores comerciales, sin
capacidad de negociación del producto extranjero con el
cliente español. A partir del momento que los
trabajadores en España tengan autonomía para contratar y
negociar con los clientes, será necesario constituir un
establecimiento permanente. La separación de las dos formas
de llevar la actividad no siempre es sencilla, por lo que
debe irse con mucho cuidado.
En el caso de la Oficina de Representación, la empresa
extranjera será la que deberá llevar directamente la
contabilidad de la actividad realizada en España. Aquí sólo
deberá llevarse la contabilidad relativa a las nóminas,
aunque habitualmente, al tratarse de trabajadores
desplazados a España, los trabajadores también obtendrán una
nómina en su país de origen. El IVA soportado en España
deberá devolverse por el procedimiento especial para no
residentes.
Cuadro Comparativo de los diferentes tipos de sociedades
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Cómo crear una empresa - Pasos y Trámites
Tratamiento Contable y Fiscal de una Sucursal en el Extranjero de una Sociedad Matriz Española
