Libro de Venta o Ingresos información a contener por medios informáticos

Actualizado: 14/04/2022

Fecha: 21/03/2021

En este articulo le explicamos cuál es el formato tipo de libros registros AEAT (de la Agencia Tributaria Española).

Este es el formato en que se tiene que presentar la información de su actividad económica si alguna vez recibe un requerimiento de Hacienda para presentar tu contabilidad de autónomo, en el caso de realizar la llevanza de los libros por medios informáticos.

El registro de ventas e ingresos es un libro auxiliar en el que se anotan en orden cronológico y correlativo todos los comprobantes de pagos que emite una empresa. Este registro es requisito de orden tributario. En el mismo de anotarán diariamente por orden cronológico todas las ventas e ingresos de la actividad que se desarrolla.

En este libro se anotan todos los tipos de ingresos que recibimos en nuestra actividad, desde las facturas, las facturas simplificadas (tickets), como otros posibles ingresos que podamos recibir, como son las subvenciones, ayudas, etc)

El libro de forma resumida deberá contener:

El número de la factura expedida, y en su caso la serie, en el que se refleje el ingreso. Cuando no exista obligación de emitir factura, los ingresos se numerarán correlativamente, anotándose en el libro registro de ventas e ingresos el número que corresponda en cada caso.
La fecha de expedición de la factura y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.
El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario.
Concepto. A estos efectos se reflejará, al menos, con el desglose de ingresos íntegros que conste en el último modelo del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas aprobado al inicio del ejercicio al que corresponden los ingresos anotados en este libro registro.
Importe de la operación o, si la operación está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, la base imponible de las operaciones determinada conforme a los artículos 78 y 79 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se consignará separadamente el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido por el destinatario.

Cuando se trate de facturas expedidas en las que no sea preceptiva la identificación del destinatario de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y cuyo devengo se haya producido dentro del mismo mes natural, la anotación individualizada de las facturas a que se refiere este artículo se podrá sustituir por un asiento resumen diario, en el que se hará constar:

Los números inicial y final de las facturas.
La fecha de expedición de las facturas.
Referencia a que se trata de un asiento resumen de facturas expedidas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Si la operación está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo, los tipos impositivos, la cuota global de las facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha. Si la operación no está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, se hará constar el importe de la operación.

Igualmente, deberán anotarse por separado las facturas rectificativas a que se refiere el artículo 15 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, consignando el número de la factura expedida, fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, la identificación del cliente, la base imponible, tipo impositivo y cuota.

Llevanza de los libros por medios informáticos

En caso de que la llevanza de los Libros Registro se produzca por medios informáticos, aquéllos deberán aportarse, de conformidad con lo dispuesto en las letras d) y f) del artículo 29.2 LGT (Ley 58/2003),
en SOPORTE INFORMÁTICO. Para ello la Agencia Tributaria pone a su disposición, en el apartado de información técnica del portal de IRPF, los formatos en que pueden ser presentados los Libros. Información Técnica AEAT, sobre formatos electrónicos de los libros de registro de IVA e IRPF para atender requerimientos, y diseños de los registros normalizados de los libros de registro de IVA e IRPF para presentarlos en XLS.

La documentación requerida se aportará:

1) Preferiblemente por registro electrónico, adjuntando los archivos informáticos, salvo en el caso en que resulte obligado a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos conforme establece el artículo 14.2 de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en cuyo caso se aportará exclusivamente por registro electrónico tal y como se le informa en el apartado LUGAR y PLAZO.
2) Por registro en oficina, con memoria USB o adjuntando el archivo en CD o DVD no regrabables, los soportes informáticos deberán contener como máximo 98 archivos y no superar cada uno de ellos 64 megas.

El no facilitar el examen de registros, ficheros, programas y archivos informáticos, puede ser considerado como infracción tributaria, sancionable con multa pecuniaria.

El contenido de los libros registro debe ajustarse a lo establecido en la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registro en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (publicada en el BOE de 17 de julio de 2019). En concreto, por el ejercicio de ACTIVIDADES PROFESIONALES:

a) Libro registro de ingresos - artículo 2.
b) Libro registro de gastos - artículo 3.
c) Libro registro de bienes de inversión - artículo 4.
d) Libro registro de provisiones de fondos y suplidos - artículo 6.3.

Ejemplo de libro Excel de ventas o ingresos - Libro Registro Unificado de Facturas Expedidas (IVA) y de Ventas e Ingresos (IRPF).

EOS - Movimientos - Consulta - Ingresos - Seleccionar todas filas - Copy/Paste - Excel

Ejemplo propio -> Pedro_Nava\Renta\2020\Requerimiento_Renta_\Libros_Sr\Ventas\Libro_Ventas-Ingresos_EOS.xls

Ejemplos de Libros Registro del IVA y del IRPF presentados en los formatos XLS y CSV (actualizados 01-04-2022) [Ruta -> Inicio -> IVA -> Facturación y Registro -> Libros registro de IVA -> Ejemplos de Libros Registro del IVA y del IRPF presentados en los formatos XLS y CSV

Ejemplos xls

Por tanto, las tres únicas opciones de formato para presentar los libros registros del IVA e IRPF a la AEAT que a partir del 01/01/2020, Hacienda le da para presentar sus libros registros, en caso de que no esté obligado a presentar únicamente en formato SII, son:

CSV: Con los datos separados por punto y coma.
XLSX: Formato Excel.
Formato SII: (Suministro Inmediato de Información del IVA). Este formato debe cumplir con los detalles técnicos de SII.

Por lo tanto, los afectados por esta limitación de formatos son los autónomos y pequeñas empresas (con facturación anual inferior a 6 millones de euros). Es decir, las empresas que no están obligadas a presentar en formato SII.

Qué nombre deben de tener los ficheros cuando se presentan electrónicamente por la Web de hacienda

El nombre de cada archivo debe estar compuesto de los siguientes campos por este orden:

Ejercicio

NIF

Tipo de Libro Registro que contiene el fichero

mediante uno de los siguientes valores:

I: Ventas e Ingresos (IRPF)
G: Compras y Gastos (IRPF)
B: Bienes de Inversión (IRPF)
E: Facturas Expedidas (IVA)
R: Facturas Recibidas (IVA)
S: Bienes de Inversión (IVA)
U: Unificado de Facturas Expedidas (IVA) y de Ventas e Ingresos (IRPF).
V: Unificado de Facturas Recibidas (IVA) y de Compras y Gastos (IRPF).
W: Unificado de Bienes de Inversión del IVA y del IRPF.
C: Todos los Libros Registro del IVA requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen:
las facturas expedidas en una pestaña denominada EXPEDIDAS, las facturas recibidas en otra pestaña denominada RECIBIDAS, y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
D: Todos los Libros Registro del IRPF requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen:
las ventas e ingresos en una pestaña denominada INGRESOS, las compras y gastos en otra pestaña denominada GASTOS y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
T: Todos los Libros Registro Unificados del IRPF e IVA requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen: Las facturas expedidas y ventas e ingresos en una pestaña denominada EXPEDIDAS_INGRESOS, las facturas recibidas y compras y gastos en otra pestaña denominada RECIBIDAS_GASTOS, y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.

Nombre o Razón social

A continuación, indicamos un ejemplo, si queremos presentar a Hacienda los datos de nuestro negocio para el ejercicio 2021. Nuestro NIF es el A00000046. Hemos optado por presentar de forma Unificado de Facturas Expedidas (IVA) y de Ventas e Ingresos (IRPF) (por lo tanto, tipo de libro = U). Nuestro negocio se llama Servicios ACME SL.

Debemos nombrar este fichero excel como se muestra a continuación:

2021A00000046UServiciosACMESL

Explicación del formato a cumplir en la entrega en formato XLS de los libros de ventas o ingresos

Columna a columna la información que habrá de contener es

Autoliquidación:

Ejercicio: pondremos el año con cuatro dígitos.
Período: indicaremos si es 1T (enero, febrero, marzo), 2T (abril, mayo, junio), 3T (julio, agosto, septiembre), 4T (octubre, noviembre, diciembre).

Actividad:

Tipo: indicaremos 1 para epígrafes empresariales y 2 para profesionales.
Grupo/Epígrafe IAE: indicaremos el epígrafe al que corresponde el ingreso que estamos
anotando.

Tipo de factura:

Indicaremos el código de la factura de la siguiente forma (os indico los más comunes):

F1: para facturas en las que indicamos los datos del cliente (con DNI), factura completa.

F2: para facturas simplificadas, sin datos del cliente.

F4: asiento resumen de facturas (para cuando queremos anotar el cierre total diario de caja de facturas simplificadas, por ejemplo).

R3: factura rectificativa por que nuestro cliente no nos vaya a pagar la factura a la que hace referencia.

R4: resto de facturas rectificativas que no quepan en los casos R1, R2 o R3.

R5: factura rectificativa de facturas simplificadas (tickets).

SF: anotación sin factura (una subvención o ayuda, por ejemplo).

Concepto de ingreso:

I01: ingresos de explotación: los ingresos habituales del negocio, las ventas (facturas, tickets, etc).

I02: ingresos financieros: intereses de bancos, de fraccionamientos de cobros de facturas, etc.

I03: ingresos por subvenciones corrientes.

I04: ingresos por subvenciones de capital.

I05: IVA emitido (recargo de equivalencia).

I06: Variación de existencias (existencias a finales de año).

I07: Otros ingresos.

I08: Autoconsumo de bienes o servicios (cuando damos muestras de productos o los usamos en presentaciones).

I09: Ventas de elementos de inmovilizado del negocio.

Ingreso computable:

pondremos el importe de la base imponible de la factura o ayuda/subvención recibida.

Fecha expedición:

fecha que indica la factura emitida.

Fecha de operación:

normalmente será la misma que la fecha de expedición (por no entrar en demasiados detalles), salvo si es una factura rectificativa, que, entonces, indicaremos la fecha de la factura sobre la que estamos haciendo el abono, o, si es un asiento resumen de facturas, en la fecha de operación indicaremos la última fecha del bien vendido o prestación de servicios realizada.

Identificación de la factura:

Serie: si utilizas distintas series (las rectificativas normalmente usan la serie “R”), indicarás aquí la misma (por ejemplo, si haces facturas a mano y luego tienes tienda online, lo ideal es llevar dos series, la manual y la tienda online, porque cada una seguirá su numeración).
Número: número de factura.
Número-final: esta casilla es por si estas indicando asiento resumen de facturas.

NIF destinatario:

Tipo: según quien sea tu cliente indicaremos esta codificación (el 01 sería para un DNI-NIE normal, pero no se suele poner):

02: NIF-IVA operador intracomunitario.
03: Pasaporte
04: Identificación oficial del país del cliente
05: Certificado de residencia
06: Otro documento probatorio

Código país: si el cliente no es español, indicaremos el código del país según esta tabla oficial de Hacienda.

Identificación: numeración del NIF, NIE, NIF-IVA, VAT, etc del cliente.

Nombre destinatario:

nombre del cliente u organismo que ha concedido la ayuda, subvención, etc. Si el apunte es sobre una venta (o resumen de ventas) de facturas simplificadas, pondremos “VENTAS A CONSUMIDOR FINAL”.

Clave de operación:

lo dejaremos en blanco (nunca eliminar columnas), esto solo se rellena para contribuyentes que estén en régimen de caja.

Total factura:

suma de las casillas “base imponible” + “cuota iva repercutida” + “cuota req. equivalencia”.

Base imponible:

base imponible de la factura a efectos de IVA, recargo de equivalencia y retención de IRPF, en su caso.

Tipo de IVA:

indicaremos “0”, “4”, “10” o “21”, según el IVA que lleve la factura.

Cuota IVA repercutida:

cuota de IVA correspondiente.

Tipo de Rec. Equivalencia:

indicaremos “0,50”, “1,40” o “5,20” según si estamos aplicando el IVA al 4%, 10% o 21% en nuestra factura. Si tu factura en esta ocasión no lleva recargo de equivalencia, porque no vendas a comercios tus productos, o vendas servicios, estas columnas las dejarás siempre vacías.

Cuota Rec. Equivalencia:

importe correspondiente al recargo indicado.

Cobro:

(Fecha / Importe / Medio utilizado / Identificación medio utilizado) estas 4 columnas solo las rellenarán los que estén en criterio de caja.

Tipo retención del IRPF:

indicaremos si la factura lleva el 7% o el 15% de retención.

Importe retención del IRPF:

indicaremos el importe correspondiente a la retención aplicada.

Comentarios finales

Importante tener en cuenta en la elaboración del libro:

1. Nunca eliminaremos columnas, si no las utilizamos, como las del criterio de caja, las dejamos en blanco.

2. Si tenemos una factura con varios tipos de IVA, o recargo de equivalencia, haremos tantas líneas como tipos de IVA o recargo tenga la factura (sombreado en amarillo en el excel como Ejemplo de libro Excel de ventas o ingresos.

3. Si la gestión de impuestos se la lleva usted mismo a través de hojas excel diseñadas por usted mismo, y no utiliza programas que cumplan la legislación de hacienda, es importante que use estos libros EXCEL para hacer el calculo de los modelos trimestrales, declaración de la renta, ya que las tipologías de ingresos y gastos son las mismas, y, en caso de inspección de la renta o IVA, serán estos libros los que tendrá que aportar.

Enlaces relacionados:

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