Libro de Compras o Gastos información a contener por medios informáticos

Actualizado: 14/04/2022

Fecha: 22/03/2021

En este articulo le explicamos cuál es el formato tipo de libros registros AEAT (de la Agencia Tributaria Española).

Este es el formato en que se tiene que presentar la información de su actividad económica si alguna vez recibe un requerimiento de Hacienda para presentar tu contabilidad de autónomo, en el caso de realizar la llevanza de los libros por medios informáticos.

El registro de Compras y Gastos es un libro auxiliar en el que se anotan en orden cronológico y correlativo todos los comprobantes de pagos que recibe una empresa. Este registro es requisito de orden tributario. En el mismo de anotarán diariamente por orden cronológico todas las compras o gastos de la actividad que se desarrolla.

En este libro se anotan todo tipo de gastos y compras que tengamos en la actividad: desde facturas de materiales y productos para la venta, hasta los recibos de autónomo, gastos financieros, etc.

El libro de forma resumida deberá contener:

El número de la factura recibida, y en su caso la serie, en la que se refleje el gasto. Cuando no exista obligación de reflejar el gasto en factura los gastos se numerarán correlativamente, anotándose en el libro registro de compras y gastos el número de recepción que corresponda en cada caso.
La fecha de expedición de la factura u otro documento justificativo y la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior.
El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición.
Concepto. A estos efectos se reflejará, al menos, con el desglose de gastos fiscalmente deducibles que conste en el último modelo del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas aprobado al inicio del ejercicio al que corresponden los gastos anotados en este libro registro.
Si la operación está sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido, la base imponible de las operaciones, determinada conforme a los artículos 78 y 79 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
El importe que es considerado gasto a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se consignará separadamente el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido al emisor de la factura.

Igualmente, deberán anotarse por separado las facturas rectificativas a que se refiere el artículo 15 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, consignando el número de la factura expedida, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, identificación del proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota.

Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo, la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido.

Llevanza de los libros por medios informáticos

En caso de que la llevanza de los Libros Registro se produzca por medios informáticos, aquéllos deberán aportarse, de conformidad con lo dispuesto en las letras d) y f) del artículo 29.2 LGT (Ley 58/2003),
en SOPORTE INFORMÁTICO. Para ello la Agencia Tributaria pone a su disposición, en el apartado de información técnica del portal de IRPF, los formatos en que pueden ser presentados los Libros. Información Técnica AEAT, sobre formatos electrónicos de los libros de registro de IVA e IRPF para atender requerimientos, y diseños de los registros normalizados de los libros de registro de IVA e IRPF para presentarlos en XLS.

La documentación requerida se aportará:

1) Preferiblemente por registro electrónico, adjuntando los archivos informáticos, salvo en el caso en que resulte obligado a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos conforme establece el artículo 14.2 de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en cuyo caso se aportará exclusivamente por registro electrónico tal y como se le informa en el apartado LUGAR y PLAZO.
2) Por registro en oficina, con memoria USB o adjuntando el archivo en CD o DVD no regrabables, los soportes informáticos deberán contener como máximo 98 archivos y no superar cada uno de ellos 64 megas.

El no facilitar el examen de registros, ficheros, programas y archivos informáticos, puede ser considerado como infracción tributaria, sancionable con multa pecuniaria.

El contenido de los libros registro debe ajustarse a lo establecido en la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registro en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (publicada en el BOE de 17 de julio de 2019). En concreto, por el ejercicio de ACTIVIDADES PROFESIONALES:

a) Libro registro de ingresos - artículo 2.
b) Libro registro de gastos - artículo 3.
c) Libro registro de bienes de inversión - artículo 4.
d) Libro registro de provisiones de fondos y suplidos - artículo 6.3.

Ejemplo de libro Excel de compras y gastos - Libro Unificado de Facturas Recibidas (IVA) y de Compras y Gastos (IRPF)

EOS - Movimientos - Consulta - Gastos - Seleccionar todas filas - Copy/Paste - Excel

Ejemplo propio -> Ped_Nava\Renta\2020\Requerimiento_Renta_\Libros_Sr\Compras\Libro_Compras-Gastos_EOS_Sr.xls

Ejemplos de Libros Registro del IVA y del IRPF presentados en los formatos XLS y CSV (actualizados 01-04-2022) [Ruta -> Inicio -> IVA -> Facturación y Registro -> Libros registro de IVA -> Ejemplos de Libros Registro del IVA y del IRPF presentados en los formatos XLS y CSV

Ejemplos xls

Por tanto, las tres únicas opciones de formato para presentar los libros registros del IVA e IRPF a la AEAT que a partir del 01/01/2020, Hacienda le da para presentar sus libros registros, en caso de que no esté obligado a presentar únicamente en formato SII, son:

CSV: Con los datos separados por punto y coma.
XLSX: Formato Excel.
Formato SII: (Suministro Inmediato de Información del IVA). Este formato debe cumplir con los detalles técnicos de SII.

Por lo tanto, los afectados por esta limitación de formatos son los autónomos y pequeñas empresas (con facturación anual inferior a 6 millones de euros). Es decir, las empresas que no están obligadas a presentar en formato SII.

Qué nombre deben de tener los ficheros cuando se presentan electrónicamente por la Web de hacienda

El nombre de cada archivo debe estar compuesto de los siguientes campos por este orden:

Ejercicio

NIF

Tipo de Libro Registro que contiene el fichero

mediante uno de los siguientes valores:

I: Ventas e Ingresos (IRPF)
G: Compras y Gastos (IRPF)
B: Bienes de Inversión (IRPF)
E: Facturas Expedidas (IVA)
R: Facturas Recibidas (IVA)
S: Bienes de Inversión (IVA)
U: Unificado de Facturas Expedidas (IVA) y de Ventas e Ingresos (IRPF).
V: Unificado de Facturas Recibidas (IVA) y de Compras y Gastos (IRPF).
W: Unificado de Bienes de Inversión del IVA y del IRPF.
C: Todos los Libros Registro del IVA requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen:
las facturas expedidas en una pestaña denominada EXPEDIDAS, las facturas recibidas en otra pestaña denominada RECIBIDAS, y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
D: Todos los Libros Registro del IRPF requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen:
las ventas e ingresos en una pestaña denominada INGRESOS, las compras y gastos en otra pestaña denominada GASTOS y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.
T: Todos los Libros Registro Unificados del IRPF e IVA requeridos en un solo fichero Excel. En este caso, se incluyen: Las facturas expedidas y ventas e ingresos en una pestaña denominada EXPEDIDAS_INGRESOS, las facturas recibidas y compras y gastos en otra pestaña denominada RECIBIDAS_GASTOS, y, en su caso, los bienes de inversión en otra pestaña denominada BIENES-INVERSIÓN.

Nombre o Razón social

A continuación, indicamos un ejemplo, si queremos presentar a Hacienda los datos de nuestro negocio para el ejercicio 2021. Nuestro NIF es el A00000046. Hemos optado por presentar de forma Unificado las Facturas Recibidas (IVA) y de Compras y Gastos (IRPF) (por lo tanto, tipo de libro = V). Nuestro negocio se llama Servicios ACME SL.

Debemos nombrar este fichero excel como se muestra a continuación:

2021A00000046VServiciosACMESL

Explicación del formato a cumplir en la entrega en formato XLS de los libros de ventas o ingresos

Columna a columna la información que habrá de contener es

Autoliquidación:

Ejercicio: pondremos el año con cuatro dígitos.
Período: indicaremos si es 1T (enero, febrero, marzo), 2T (abril, mayo, junio), 3T (julio, agosto, septiembre), 4T (octubre, noviembre, diciembre).

Actividad:

Tipo: indicaremos 1 para epígrafes empresariales y 2 para profesionales.
Grupo/Epígrafe IAE: indicaremos el epígrafe al que corresponde el ingreso que estamos
anotando.

Tipo de factura:

Indicaremos el código de la factura de la siguiente forma (os indico los más comunes):

F1: para facturas en las que indicamos los datos del cliente (con DNI), factura completa.

F2: para facturas simplificadas, sin datos del cliente.

F4: asiento resumen de facturas (para cuando queremos anotar el cierre total diario de caja de facturas simplificadas, por ejemplo).

R3: factura rectificativa por que nuestro cliente no nos vaya a pagar la factura a la que hace referencia.

R4: resto de facturas rectificativas que no quepan en los casos R1, R2 o R3.

R5: factura rectificativa de facturas simplificadas (tickets).

SF: anotación sin factura (una subvención o ayuda, por ejemplo).

Concepto de gasto:

G01: Compras de existencias (compras de elementos que luego vendemos).

G02: Variación de existencias (importe de las existencias a finales de año).

G03: Otros consumos de explotación (material de oficina, envases, embalajes, etc.)

G04: Sueldos y salarios (nóminas de los trabajadores).

G05: Seguridad social a cargo de la empresa (seguros sociales de los trabajadores en nómina).

G06: Seguridad social del autónomo (RETA) o mutualidad.

G07: Indemnizaciones pagadas.

G08: Dietas y asignaciones de los empleados.

G09: Aportaciones a sistemas de previsión social de los empleados.

G10: Otros gastos de personal (formaciones, uniformes, etc).

G11: Gastos de manutención del contribuyente (dietas del autónomo).

G12: Arrendamientos y cánones (alquileres pagados).

G13: Reparaciones y conservación (del local, vehículos afectos, etc).

G14: Luz.

G15: Agua.

G16: Gas.

G17: Telefonía e internet.

G18: Otros suministros.

G19: Servicios Profesionales Independientes.

G20: Primas de seguros (responsabilidad civil, locales, vehículos, etc).

G21: Trabajos subcontratados a terceros (salvo reparaciones y conservación y servicios profesionales independientes).

G22: Otros servicios exteriores.

G23: Intereses de deudas (intereses que te cobra el banco al pedir un préstamo, por ejemplo).

G24: Otros gastos financieros (liquidaciones de intereses de cuentas corrientes, comisiones de mantenimiento, etc).

G25: IVA soportado del recargo de equivalencia.

G26: Otros tributos deducibles (IBI, IVTM, tasas, etc).

G27: Dotación de amortización de edificios.

G28: Dotación de amortización de instalaciones, mobiliario, enseres y otro inmovilizado material.

G29: Dotación de amortización de maquinaria.

G30: Dotación de amortización de elementos de transporte.

G31: Dotación de amortización de equipos electrónicos e informáticos.

G32: Dotación de amortización de útiles y herramientas.

G33: Dotación de amortización de ganados y cultivos agrícolas.

G34: Pérdidas por insolvencias de deudores.

G35: Incentivos al mecenazgo. Convenios de colaboración en actividades de interés general.

G36: Incentivos al mecenazgo. Gastos en actividades de interés general.

G37: Otros conceptos fiscalmente deducibles (excepto provisiones): cualquier otro gasto que no entre en otra categoría.

G38: Otros conceptos fiscalmente deducibles (excepto provisiones).

G39: Provisiones fiscalmente deducibles.

Gasto deducible:

pondremos el importe de la base imponible de la factura. Si es un gasto sin factura (nóminas, seguros sociales, seguros, etc, es la única casilla numérica que rellenaremos (ni base imponible, ni cuota de IVA ni nada, claro).

Fecha expedición:

fecha que indica la factura recibida.

Fecha de operación:

normalmente será la misma que la fecha de expedición.

Identificación de la factura:

Serie-número: indicaremos todo junto, no como en la de facturas emitidas.

Número-final: esta casilla es por si estas indicando asiento resumen de facturas (podrás contabilizar en un único apunte la totalidad de las facturas recibidas de un mismo proveedor, dentro del mismo mes, por ejemplo, siempre que la suma total de estas no superen los 6.000€ sin IVA, y que ninguna de las facturas individuales sea superior a 500€ sin IVA).

Número de recepción:

se le asignará a cada factura o documento probatorio del gasto un número, que será siempre correlativo en fecha y sin saltos.

NIF expedidor:

Tipo: según quien sea tu cliente indicaremos esta codificación (el 01 sería para un DNI-NIE normal, pero no se suele poner):

02: NIF-IVA operador intracomunitario.
03: Pasaporte
04: Identificación oficial del país del cliente
05: Certificado de residencia
06: Otro documento probatorio

Código país: si el cliente no es español, indicaremos el código del país según esta tabla oficial de Hacienda.

Identificación: numeración del NIF, NIE, NIF-IVA, VAT, etc del cliente.

Nombre expedidor:

nombre del proveedor u organismo que ocasiona el gasto.

Clave de operación:

lo dejaremos en blanco (nunca eliminar columnas), esto solo se rellena para contribuyentes que estén en régimen de caja.

Total factura:

suma de las casillas “base imponible” + “cuota iva soportado” + “cuota req. equivalencia”. Si es un gasto sin IVA como el recibo de autónomo o un seguro, no indicaremos nada aquí.

Base imponible:

base imponible de la factura a efectos de IVA, recargo de equivalencia y retención de IRPF, en su caso. Si es un gasto sin IVA como el recibo de autónomo o un seguro, no indicaremos nada aquí.

Tipo de IVA:

indicaremos “0”, “4”, “10” o “21”, según el IVA que lleve la factura. Si es un gasto sin IVA como el recibo de autónomo o un seguro, no indicaremos nada aquí.

Cuota IVA soportado:

cuota de IVA correspondiente. Si es un gasto sin IVA como el recibo de autónomo o un seguro, no indicaremos nada aquí.

Cuota deducible:

hay ciertos gastos que no podemos deducirlos en IVA al 100%, (gastos de casa, vehículos, etc), por lo que aquí indicaremos el importe que sí podremos deducirnos (50%, 30%, etc, según el caso).

Tipo de Rec. Equivalencia:

indicaremos “0,50”, “1,40” o “5,20” según si la factura lleva IVA al 4%, 10% o 21%. Si la factura no lleva recargo de equivalencia estas columnas las dejarás siempre vacías, nunca las eliminarás.

Cuota Rec. Equivalencia:

importe correspondiente al recargo indicado.

Pago:

(Fecha / Importe / Medio utilizado / Identificación medio utilizado)estas 4 columnas solo las rellenarán los que estén en criterio de caja.

Tipo retención del IRPF:

indicaremos si la factura recibida lleva el 7% o el 15% de retención.

Importe retención del IRPF:

indicaremos el importe correspondiente a la retención aplicada.

Observaciones en el caso de Recargo Equivalencia:

A tener en cuenta si está en régimen de recargo de equivalencia, respecto de las facturas recibidas
de sus proveedores, con recargo y como reflejarlas en el libro de compras:

La factura se registrará con un asiento de dos líneas, indicando:

En la primera línea y con el concepto de gasto al que se refiera la factura (por ejemplo, G01 si
corresponde a la compra de existencias), se indica la “Base Imponible” en la columna de “Gasto Deducible” y se deja sin contenido la “Cuota Deducible” por estar acogido al régimen especial de recargo de equivalencia en el IVA, ya que no se hacen declaraciones de IVA, y ese importe no se deduce.
En la segunda línea, dado que el IVA no es deducible, al nos hacer modelo 303, pero si constituye un gasto de la actividad desarrollada en IRPF, esas cuotas de IVA se indicará en el concepto G25 y en "Gasto Deducible" la suma de las columnas "Cuota IVA Soportado" y "Cuota Recargo Equivalencia" de la primera linea.

Por ejemplo, si el contribuyente acogido al régimen especial de recargo de equivalencia en el IVA recibe una factura por 100,00 € de base imponible con un IVA al 21 % ¿Cómo debe registrar el gasto? según la siguiente tabla de ejemplo:

Comentarios finales

Importante tener en cuenta en la elaboración del libro:

1. Nunca eliminaremos columnas, si no las utilizamos, como las del criterio de caja, las dejamos en blanco.

2. Si tenemos una factura con varios tipos de IVA, o recargo de equivalencia, haremos tantas líneas como tipos de IVA o recargo tenga la factura (sombreado en amarillo en el excel como Ejemplo de libro Excel de compras y gastos).

3. Si la gestión de impuestos se la lleva usted mismo a través de hojas excel diseñadas por usted mismo, y no utiliza programas que cumplan la legislación de hacienda, es importante que use estos libros EXCEL para hacer el calculo de los modelos trimestrales, declaración de la renta, ya que las tipologías de ingresos y gastos son las mismas, y, en caso de inspección de la renta o IVA, serán estos libros los que tendrá que aportar.

Enlaces relacionados:

Libro de Venta o Ingresos información a contener por medios informáticos

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